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Conseils ou recommandations art. 13 de la LAIPVP / art. 7 de la LAIMPVP (Dernière mise à jour de cette page : le 9 avril 1998) Le présent article porte sur les thèmes suivants :
Document datant de plus de 20 ans Fondement à une décision ou à une politique (LAIPVP)
Le paragraphe 13 (1) de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / paragraphe 7 (1) de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) prévoit une exception discrétionnaire à l'égard des documents dont la divulgation aurait pour effet de révéler les conseils ou les recommandations émanant de cadres ou d'employés d'une institution ou d'experts-conseils dont les services ont été retenus par une institution. On entend par cadres ou employés les personnes qui travaillent pour une institution ou qui exercent des fonctions aux termes d'un contrat de travail. L'article ne s'applique pas aux conseils d'un dirigeant ou d'un employé d'une autre institution, ni aux conseils d'un bénévole. La clause d'intérêt public manifeste prévue à l'article 23 de la LAIPVP / article 16 de la LAIMPVP s'applique à cette exception, sauf dans le cas des documents qui datent de plus de 20 ans qui sont visés par l'exception prévue au paragraphe 3. par. 13 (1) de la LAIPVP / par. 7 (1) de la LAIMPVP Remarque : La formulation de la LAIPVP diffère quelque peu de
celle de la LAIMPVP. L'exception vise les conseils et recommandations, deux termes qui
se chevauchent un peu. On entend par recommandations les recommandations
officielles relatives aux plans d'action qui doivent être suivis. Règle
générale, elles sont précises et visent surtout une décision particulière.
Les conseils sont des suggestions moins formelles relativement aux
démarches qui pourraient être adoptées ou aux plans d'action qui pourraient être
suivis. Les conseils et recommandations doivent être faits au sein
de l'institution par des personnes qui travaillent pour elle ou qui
sont à son emploi. Ils doivent être formulés dans le cadre d'un processus
de prise de décisions et de formulation de politiques axé sur les délibérations.
S'il est possible de tirer du document une conclusion exacte concernant
l'avis donné, le document est inconsultable. Par contre, la note de
service d'un employé versée à un dossier et non communiquée n'est pas
visée par l'exception. Exemple : Le projet de lettre qui comprend un conseil donné à une autre personne peut entrer dans la définition de «conseil», mais si le projet de lettre n'est jamais communiqué (la lettre est simplement versée au dossier sans jamais être envoyée), il n'est pas visé par l'exception. Le conseil ne doit pas comprendre simplement des renseignements. Toutefois,
les conseils et recommandations n'englobent pas tout l'éventail des
activités que mènent les employés d'institutions lors de l'élaboration
de politiques, de l'administration de programmes, de l'exploitation
d'installations et de l'adoption de jugements. Les conseils visent
la présentation d'un plan d'action proposé qui sera accepté ou rejeté pendant
les délibérations. Exemple : Règle générale, cette exception ne s'applique pas aux rapports provisoires
ni aux documents d'information qui ne sont pas destinés au Conseil
exécutif ou qui ne sont pas visés par l'exception relative aux réunions à huis
clos dont peuvent se prévaloir les institutions locales. Cette exception n'est pas limitée dans le temps. Un document peut rester inconsultable même si l'institution a pris une décision relativement à la question dont il traite. Toutefois, cette décision n'est qu'un des facteurs dont la personne responsable doit tenir compte lorsqu'elle exerce son pouvoir discrétionnaire relatif à la divulgation du document. Le paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe 7 (2) de la LAIMPVP stipule que la personne responsable ne doit pas refuser, en vertu du paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP, de divulguer des catégories précises de documents et de renseignements malgré l'exception prévue à ce dernier paragraphe. Ces «exceptions» visent à garantir l'accessibilité de la documentation portant sur des faits et des données statistiques. Si un document comprend à la fois de la documentation portant sur des faits ou des données statistiques et des conseils et des recommandations, les conseils et les recommandations peuvent en être extraits et retenus. Toutefois, si la documentation portant sur des faits est tellement entrelacée avec les conseils et les recommandations qu'il est impossible de la divulguer sans révéler en même temps des renseignements inconsultables, le document tout entier est retenu. En outre, le paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe 7 (2) de la LAIMPVP exige que certains rapports et plans et que certaines études et raisons justifiant une décision finale soient divulgués même s'ils comprennent des conseils ou des recommandations. Signalons que le paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe
7 (2) de la LAIMPVP constitue une exception seulement au paragraphe
13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP. Par
conséquent, le rapport sur d'éventuelles répercussions sur l'environnement
qui comprend des conseils ou des recommandations n'est pas visé par
l'exception prévue au paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe
7 (1) de la LAIMPVP, mais il peut être visé par d'autres exceptions. On entend par «rapport» ou «étude» au sens du paragraphe 13 (2) de la LAIPVP / paragraphe 7 (2) de la LAIMPVP tout document prêt à des fins de présentation et non les documents de travail qui ont servi à sa préparation, comme les notes et les versions préliminaires. Documentation portant sur des faits al. 13 (2) a) de la LAIPVP / al. 7 (2) a) de la LAIMPVP Les documents, en tout ou en partie, qui comprennent de la documentation
portant sur des faits doivent être divulgués. On entend par «documentation portant sur des faits» un ensemble cohérent de faits qui peuvent être isolés du reste des conseils ou des recommandations, comme une annexe comprenant des renseignements concrets à l'appui d'un document de politique. Si un rapport comprend à la fois de la documentation portant sur des faits et des conseils ou des recommandations, ces conseils et recommandations peuvent en être extraits et retenus. Cependant, il peut arriver qu'il soit impossible de les extraire et de laisser des renseignements qui ont un sens. Dans ce cas, l'extraction des passages n'est pas appropriée et le document n'est pas divulgué. al. 13 (2) b) de la LAIPVP / al. 7 (2) b) de la LAIMPVP Les sondages statistiques sont divulgués, sauf en cas d'application d'une autre exception.
al. 13 (2) c) de la LAIPVP / al. 7 (2) c) de la LAIMPVP Un estimateur est une personne qui possède des connaissances particulières
lui permettant de déterminer ou de fixer la valeur, le prix ou le mérite
d'un article. Il peut être ou non un dirigeant d'une institution. Le
rapport d'un évaluateur peut porter sur l'évaluation d'un bien immobilier. Rapport sur d'éventuelles répercussions sur l'environnement al. 13 (2) d) de la LAIPVP / al. 7 (2) d) de la LAIMPVP Les rapports sur d'éventuelles répercussions sur l'environnement ou
les documents semblables doivent être divulgués. Les rapports de ce genre comprennent les évaluations techniques, dont les constatations et les conclusions relativement aux conséquences sociales, culturelles, économiques et environnementales de divers projets comme des bâtiments et des routes. Rapport sur l'essai d'un produit (LAIPVP) al. 13 (2) e) de la LAIPVP L'institution ne peut pas, aux termes du paragraphe 13 (1), refuser de divulguer un rapport qui porte sur l'essai d'un produit relié à la mise à l'épreuve de pièces d'équipement appartenant au gouvernement ou le résultat d'un test mené à l'intention des consommateurs. Pour l'application de cet alinéa, le terme «gouvernement» comprend
les ministères et l'ensemble des organismes et entités désignés comme
institutions. Le paragraphe 18 (2) de la LAIPVP porte sur
l'essai d'un produit ou les essais relatifs à l'environnement. Rapport sur le rendement d'une institution al. 13 (2) f) de la LAIPVP / al. 7 (2) e) de la LAIMPVP Le rapport ou le résultat d'une étude relative au rendement ou à l'efficacité d'une institution n'est pas inconsultable aux termes du paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP. Ce rapport peut être d'ordre général ou porter sur un programme ou une politique en particulier. Par exemple, un rapport de vérification définitif, y compris ses constatations et ses conclusions, n'est pas inconsultable. al. 13 (2) g) de la LAIPVP / al. 7 (2) f) de la LAIMPVP Une étude de faisabilité ou une autre étude technique, y compris une estimation des coûts, reliée à une politique ou à un projet gouvernementaux doit être divulguée, sauf en cas d'application d'une autre exception. Une étude de faisabilité ou une autre étude technique est préparée par des experts dans la discipline appropriée afin de déterminer si la politique ou le projet proposé peut être réalisé compte tenu de certaines hypothèses et contraintes. Si une étude entre dans la catégorie des études de faisabilité, le document tout entier est divulgué, y compris les parties portant sur les estimations de coûts. Par exemple, une étude de faisabilité sur un programme de micrographie n'est pas inconsultable aux termes de cet alinéa et doit être divulguée.
Rapport sur une recherche effectuée sur le terrain al. 13 (2) h) de
la LAIPVP / al. 7 (2) g) de
la LAIMPVP L'exception prévue au paragraphe 13 (1) de la LAIPVP / paragraphe 7 (1) de la LAIMPVP ne s'applique pas au rapport énonçant les constatations et les conclusions d'une recherche effectuée sur le terrain relativement à une question ou à un problème qui est menée préalablement à la formulation d'une politique proposée. Proposition en vue de modifier ou d'établir un programme al. 13 (2) i) de
la LAIPVP / al. 7 (2) h) de
la LAIMPVP Cet alinéa exige la divulgation d'une proposition ou d'un plan définitifs en vue de la modification d'un programme existant ou de l'établissement d'un programme, y compris son estimation budgétaire ou, dans le cas de la LAIPVP, que cette proposition ou ce plan soient subordonnés ou non à une approbation quelconque. Cet alinéa, qui doit être étudié en conjonction avec l'exception prévue à l'alinéa 18 (1) f) de la LAIPVP / alinéa 11 f) de la LAIMPVP, renvoie à une proposition ou à un plan définitifs en vue de la modification d'un programme existant ou de l'établissement d'un programme pour fournir un service à la population et qui est conçu ou mis en œuvre afin de permettre à l'institution d'exercer ses responsabilités. L'alinéa 18 (1) f) de la LAIPVP / alinéa 11 f) de la LAIMPVP traite des modalités administratives internes relatives au personnel qui ne modifient pas fondamentalement la nature et le contenu des programmes offerts au public. Cet alinéa ne s'applique pas au plan ou à la proposition qui doivent être présentés au Conseil exécutif ou à ses comités, car ceux-ci sont visés par l'article 12 de la LAIPVP. Rapport du groupe de travail d'un comité interministériel (LAIPVP) / Rapport d'un comité (LAIMPVP) al. 13 (2) j) de
la LAIPVP / al. 7 (2) i) de
la LAIMPVP Le rapport d'un comité d'une institution est divulgué, sauf en cas d'application d'une autre exception. Cet alinéa exige la divulgation d'un rapport du groupe de travail d'un comité interministériel ou d'une entité semblable ou d'un comité d'une institution chargés de dresser un rapport sur une question précise. Le terme «interministériel» désigne plusieurs ministères et signifie la participation de représentants de plus d'une institution désignée aux termes de la Loi. Exemple : Le rapport d'un groupe de travail composé de représentants du ministère de l'Environnement et d'Ontario Hydro est assujetti à cet alinéa. Rapport d'une entité liée à une institution al. 13 (2) k) de la LAIPVP / al. 7 (2) j) de la LAIMPVP Les entités que vise cet alinéa sont des entités se composant principalement de représentants qui proviennent de l'extérieur de l'institution et qui mènent des enquêtes suivies de rapports ou de recommandations destinés à l'institution. L'expression «liée à une institution» veut dire qu'une personne de l'institution dotée du pouvoir approprié a constitué ou créé l'entité aux fins de l'étude et de l'examen d'une question. Le comité local de subventions constitué aux fins de faire des recommandations concernant l'octroi de subventions est un exemple d'une telle entité. Motifs à l'appui d'une décision définitive al. 13 (2) l) de la LAIPVP / al. 7 (2) k) de la LAIMPVP Cet alinéa exige la divulgation des motifs à l'appui de la décision,
de l'arrêté, de l'ordonnance, de l'ordre ou de la directive définitifs
du dirigeant d'une institution et rendus à la fin ou au cours de l'exercice
d'un pouvoir discrétionnaire conféré par un texte législatif ou un
projet mis en application par l'institution, sauf en cas d'application
d'une autre exception. Cette exception couvre un vaste éventail de décisions prises au sein d'une institution. Elle s'applique quels que soient les droits d'appel et que les motifs figurent ou non dans des notes de service internes ou des lettres destinées à quelqu'un de l'extérieur ou qu'ils aient été ou non exposés par le dirigeant qui a rendu cette décision ou directive ou cet ordre ou qu'ils aient été incorporés plus tard à une décision, à une directive ou à un ordre. Les noms et autres éléments d'information permettant d'identifier les personnes mentionnées dans le rapport peuvent être assujettis à l'exception de renseignements personnels. Document datant de plus de 20 ans par. 13 (3) de la LAIPVP / par. 7 (3) de la LAIMPVP L'institution divulgue le document qui date de plus de 20 ans, sauf en cas d'application d'une autre exception. Cependant, cet alinéa n'oblige pas l'institution à conserver un document pendant 20 ans. La disposition des documents se fait en fonction du calendrier de conservation élaboré. Fondement à une décision ou à une politique (LAIPVP) par. 13 (3) de
la LAIPVP La LAIPVP stipule qu'une personne responsable ne doit pas refuser de divulguer un document en vertu du paragraphe 13 (1) si elle l'a publiquement cité comme ayant servi de fondement à une décision ou à la formulation d'une politique. Exemple : Cet alinéa s'applique si des extraits d'un document ont été divulgués aux médias afin d'expliquer une décision. |
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