Documents du Conseil exécutif art. 12 de la LAIPVP

(Dernière mise à jour de cette page : le 9 avril 1998)

Le présent article porte sur les thèmes suivants :

Résumé

Objet des délibérations

• Ordre du jour et procès-verbaux
• Choix de politiques et recommandations
• Données de base et études
• Consultation entre les ministres
• Breffage d'un ministre
• Projets de loi

Exceptions relatives aux documents du Conseil exécutif

• Documents datant de plus de 20 ans
• Consentement du Conseil exécutif

Résumé

L'article 12 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) prévoit une exception obligatoire et interdit la divulgation d'un document qui «aurait pour effet de révéler l'objet des délibérations du Conseil exécutif ou de ses comités». Il n'existe aucun article comparable dans la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Le droit d'invoquer cette exception n'est pas limité si le document a été divulgué sans que l'institution le sache.

On entend par «Conseil exécutif» le «Conseil des ministres».

L'exception s'applique à ce qui suit :

• le Conseil des ministres et ses comités, notamment le Conseil des politiques et des priorités, le Conseil de gestion du gouvernement, le Comité des lois et des règlements, et les comités du Conseil des ministres constitués à l'égard de divers secteurs de politique ou mis sur pied à l'occasion;
• les documents non envoyés au Conseil des ministres ou à ses comités, si leur divulgation permettrait de déduire avec exactitude l'objet des délibérations du Conseil des ministres ou de ses comités.

L'exception ne s'applique pas à ce qui suit :

• les documents envoyés au Conseil des ministres selon une méthode non assujettie au processus normal de communication de documents au Conseil des ministres. Par exemple, l'exception ne s'applique pas si une tierce partie du secteur non gouvernemental envoie une proposition directement au Conseil des ministres.

Pour invoquer l'exception, il n'est pas nécessaire de prouver que la divulgation du document pourrait causer un préjudice quelconque.

La clause d'intérêt public manifeste prévue à l'article 23 ne s'applique pas à cette exception.

Objet des délibérations

par. 12 (1)

La personne responsable refuse de divulguer les documents qui auraient pour effet de révéler l'objet des délibérations du Conseil exécutif ou de ses comités, notamment les documents visés aux alinéas a) à f). Le terme «notamment» englobe un grand nombre de documents réputés visés par l'exception, qu'ils révèlent ou non l'objet des délibérations du Conseil des ministres. Les catégories de documents énoncées aux alinéas a) à f) ne sont pas les seules catégories visées par l'exception. Tout document dont la divulgation révélerait l'objet des délibérations du Conseil des ministres ou de ses comités est visé par l'exception prévue au paragraphe 12 (1). Il est rare qu'un document qui n'a jamais été déposé devant le Conseil des ministres révèle «l'objet des délibérations» du Conseil.

Ordre du jour et procès-verbaux

al. 12 (1) a)

L'ordre du jour, le procès-verbal ou un autre relevé des délibérations ou des décisions du Conseil exécutif ou de ses comités est inconsultable. L'«autre relevé» doit être de la même nature qu'un ordre du jour ou un procès-verbal.

Choix de politiques et recommandations

al. 12 (1) b)

Le document qui relate un choix de politiques ou des recommandations qui ont été ou qui seront présentées au Conseil exécutif ou à ses comités est inconsultable. Sont compris les mémoires au Conseil des ministres (ou les documents de politiques) qui proposent d'autres plans d'action pour résoudre un problème, traitent du bien-fondé de ces plans et contiennent des recommandations.

Une preuve doit exister selon laquelle le document a été envoyé au Conseil des ministres pour examen ou qu'il a été préparé dans le but précis d'être présenté au Conseil des ministres.

Données de base et études

al. 12 (1) c)

Cet alinéa stipule que les documents qui ne relatent pas le choix de politiques ou les recommandations visées à l'alinéa 12 (1) b), mais qui contiennent les données de base ou les études menées sur certaines questions qui ont été ou qui seront présentées au Conseil exécutif ou à ses comités comme guides dans l'élaboration de leurs décisions avant que ces décisions ne soient prises ou mises à effet sont inconsultables. Le critère d'application de cette exception est double : 1) les questions ont été étudiées; 2) le document a été ou sera présenté au Conseil exécutif pour examen.

Le mémoire présenté au Conseil des ministres s'accompagne parfois d'un document de référence ou d'une analyse du problème visé. Cette documentation de soutien n'est pas divulguée aux termes du présent alinéa tant que le Conseil des ministres n'a pas choisi le plan d'action qu'il prendra à l'égard du problème en question et que la décision n'a pas été mise en œuvre. Une décision est mise en œuvre quand des mesures ont été prises pour y donner suite.

Exemple :

Le Conseil des ministres peut décider de présenter un projet de loi, mais cette décision n'est pas mise en œuvre tant que le projet de loi n'a pas été présenté à l'Assemblée législative.

Même si elles ne sont pas exclues aux termes de cet alinéa, les données de base et les études peuvent être inconsultables si elles révèlent «l'objet des délibérations» du Conseil des ministres.

Consultation entre les ministres

al. 12 (1) d)

Cet alinéa stipule que les documents consultés ou qui sont le fruit d'une consultation entre des ministres du Conseil des ministres sur des questions liées à l'élaboration de décisions gouvernementales ou à la formulation de politiques gouvernementales ne peuvent être divulgués. Ces documents comprennent ordinairement les notes de service que s'échangent les ministres et les procès-verbaux de leurs réunions. Les documents qui servent aux consultations des fonctionnaires peuvent être divulgués.

Breffage d'un ministre

al. 12 (1) e)

Les documents destinés à un ministre du Conseil des ministres et qui concernent des questions qui ont été ou qui seront présentées au Conseil exécutif ou à ses comités ou qui font l'objet d'une consultation entre les ministres relativement aux décisions gouvernementales ou à la formulation des politiques gouvernementales sont inconsultables. Ces documents sont ordinairement préparés par le personnel d'une institution ou les conseillers politiques du ministre et contiennent, règle générale, des renseignements sur les circonstances et les faits essentiels relatifs à une question. Un index ou une liste de thèmes ou de questions destinés au ministre ne renferment pas suffisamment de renseignements pour être visé par cet alinéa.

Les notes de breffage doivent comprendre des renseignements sur les motifs qui sont à leur origine. Cela est particulièrement important si le Conseil des ministres ou un de ses comités, comme le Conseil de gestion du gouvernement, est saisi d'une question et qu'une partie prétend que le document est inconsultable conformément à l'article 12.

Projets de loi

al. 12 (1) f)

Les projets de loi ou de règlement ne sont pas divulgués. Toutefois, cet alinéa ne s'applique que si la divulgation du document révélerait l'objet des délibérations du Conseil exécutif. Par conséquent, l'exception n'empêche pas les ministères de continuer de communiquer le texte d'un avant-projet de loi, pour commentaires, aux parties intéressées si cet avant-projet est toujours en cours d'élaboration et n'a pas été communiqué au Conseil des ministres. Une fois qu'il a étudié le projet de loi, le Conseil des ministres peut consentir à sa communication pour commentaires.

Exceptions relatives aux documents du Conseil exécutif

Documents datant de plus de 20 ans

al. 12 (2) a)

La personne responsable ne doit pas refuser de divulguer un document en vertu du paragraphe 12 (1) s'il date de plus de 20 ans. Cet alinéa n'oblige pas cependant une institution à garder un document pendant 20 ans. La disposition appropriée des documents du Conseil exécutif se fait conformément aux calendriers de conservation établis.

Consentement du Conseil exécutif

al. 12 (2) b)

Le Conseil exécutif concerné peut donner son consentement à la divulgation d'un de ses documents avant l'expiration du délai de 20 ans. Règle générale, ce consentement est consigné au procès-verbal des réunions du Conseil exécutif.

Cette règle ne s'applique qu'au Conseil exécutif pour lequel un document a été préparé. En effet, un Conseil exécutif ne peut pas consentir à la divulgation des documents d'un autre Conseil exécutif. Un Conseil exécutif est réputé nouveau à la suite, par exemple, d'une élection ou d'un changement de gouvernement.

L'alinéa 12 (2) b) n'impose pas une exigence obligatoire. Il autorise seulement la personne responsable à demander le consentement du Conseil exécutif si elle est d'avis qu'un document pourrait être divulgué et qu'il est raisonnable de s'attendre à ce que le Conseil exécutif ne refuse pas son consentement.

Lorsqu'elle cherche à obtenir le consentement du Conseil exécutif, la personne responsable peut tenir compte des facteurs suivants :

• l'objet du document;
• l'annonce ou la mise en œuvre de la politique gouvernementale énoncée dans le document;
• la divulgation éventuelle de la nature des échanges au sein du Conseil exécutif sur la position de l'institution;
• l'étude du document, le cas échéant, par le Conseil exécutif.

La personne responsable doit, dans tous les cas, envisager de chercher à obtenir le consentement du Conseil exécutif. En cas d'appel, l'institution doit pouvoir présenter des preuves selon lesquelles la personne responsable a envisagé d'obtenir le consentement du Conseil exécutif. Règle générale, si le Conseil exécutif d'une administration antérieure n'existe plus, il n'est pas réaliste de demander le consentement d'un autre Conseil exécutif à la divulgation d'un document.