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DROITS ET FRAIS (Dernière mise à jour de cette page : le 31 mars 1998) Le présent chapitre porte sur les thèmes suivants : Catégories de droits et de frais
Estimation des droits et dépôts
Suppression des droits et frais art. 24, 48, 50, 57 et 60 de la LAIPVP / art. 17, 37, 39, 45 et 47 de la LAIMPVP art. 5, 5.2, 5.3, 6, 6.1, 7, 8 et 9 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 5, 5.2, 5.3, 6, 6.1, 7, 8 et 9 du Règl. de l'Ont. 823 La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) ont toutes les deux adopté le principe de l'utilisateur-payeur. Le paragraphe 57 (1) de la LAIPVP / paragraphe 45 (1) de la LAIMPVP stipule que la personne qui présente une demande d'accès à un document doit assumer une partie des dépenses que l'institution engage pour donner suite à sa demande. Le barème des droits et frais figure dans les règlements. Les droits et frais diffèrent selon que la demande vise des documents généraux ou les renseignements personnels qui concernent l'auteur de la demande. Les droits et frais prescrits sont exigibles sauf si l'institution a autorisé leur suppression ou qu'une autre loi prévoit le prélèvement de droits et de frais. La Loi sur les municipalités ne confère pas aux institutions locales le pouvoir de fixer de nouveaux droits et frais à l'égard de documents qui seraient normalement disponibles aux termes de la LAIMPVP. Voici des exemples de cas où des droits et frais peuvent être exigibles à l'égard de documents accessibles au public sans qu'il soit nécessaire de présenter une demande d'accès aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP.
Exemples : Un conseil municipal peut, aux termes de la Loi sur les municipalités, adopter un règlement relatif aux frais des photocopies des documents et livres demandés au bureau du secrétaire de la municipalité. Ce règlement l'emporte alors sur les dispositions en la matière de la LAIMPVP. La Loi sur les bibliothèques publiques autorise un conseil
de bibliothèques à exiger des droits relativement à des services autres
que l'admission, l'utilisation du matériel de la bibliothèque et les
services de référence et de documentation. Le Code de la route permet au ministère des Transports de fixer des droits relativement au dossier du conducteur. Catégories de droits et de frais Les droits et frais prescrits aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP ne sont pas assujettis à la taxe sur les produits et services ni à la taxe de vente provinciale. Frais d'ouverture de dossier obligatoires Des frais d'ouverture de dossier obligatoires de 5,00 $ doivent être annexés à toute demande d'accès à des renseignements personnels ou à des documents généraux présentée aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP. Après acquittement de ces frais, l'article 26 de la LAIPVP / article 19 de la LAIMPVP stipule que la personne responsable doit donner à l'auteur de la demande accès aux documents ou lui remettre un avis de décision, ou les deux, dans un délai de 30 jours. Cette exigence ne s'applique pas si l'institution n'a pas reçu les frais d'ouverture de dossier obligatoires. Cependant, il incombe à l'institution, si elle accueille la demande, de prélever ces frais avant de traiter la demande. Le défaut de prélever les frais d'ouverture de dossier n'empêche pas le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée d'entendre un appel relatif à une demande dont le traitement n'a pas été mené à terme.
Droits relatifs aux demandes de renseignements personnels On entend par «demande de renseignements personnels» toute demande qu'un particulier (ou une personne qui agit en son nom) présente pour avoir accès aux renseignements qui le concernent. Exemple : Si un avocat a le consentement écrit de son client, sa demande de renseignements personnels sur son client constitue une demande de renseignements personnels. De même, la demande que les parents présentent pour avoir accès aux renseignements personnels qui concernent leurs enfants (de moins de 16 ans) représente, elle aussi, une demande de renseignements personnels. Des droits ne sont pas exigibles au titre de la recherche ou de la préparation des documents, mais les frais de photocopie (0,20 $ la page) et les frais d'ordinateur précisés dans les règlements le sont.
Demandes d'accès à des documents généraux L'institution qui engage les dépenses précisées dans les règlements peut obtenir leur remboursement. Ces dépenses, décrites ci-dessous, sont calculées à partir de la date de réception de la demande d'accès aux documents.
Coûts
des photocopies, des imprimés d'ordinateur et des disquettes L'institution peut imposer des frais de 0,20 $ la page pour les photocopies et les imprimés d'ordinateur, que la demande d'accès vise des renseignements personnels ou généraux. Ces frais de 0,20 $ la page comprennent l'alimentation du photocopieur par le personnel. L'institution peut aussi percevoir des droits de 10,00 $ pour les disquettes. Des frais peuvent être imposés à l'égard du temps consacré à la recherche
de documents, y compris l'examen, par le personnel, des index de documents,
des répertoires de dossiers ou des listages de documents, sur support
papier ou informatique. L'institution peut imposer des droits de 7,50 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu'une personne consacre à la recherche de documents. Si plusieurs personnes participent à la recherche, des droits peuvent être prélevés pour chaque personne. Le temps consacré à la recherche ne comprend pas ce qui suit :
Par contre, le temps consacré à la recherche comprend :
Des droits peuvent être exigibles à l'égard du temps que le personnel consacre à la préparation manuelle des documents en vue de leur divulgation.
L'extraction ou le masquage des parties inconsultables avant la divulgation
du document est compris. On entend par extraction ou masquage la manutention
physique du document (par exemple, l'application de ruban enlevable
sur les passages visés par une exception) avant d'en faire une photocopie.
L'institution peut exiger des droits de 7,50 $ pour chaque tranche
de 15 minutes qu'une personne consacre à la préparation des documents
en vue de leur divulgation. L'institution ne peut pas facturer le temps que son personnel consacre à l'examen des documents en vue d'établir si une exception s'applique. Remarque : Le temps consacré à la préparation du document ne comprend pas le temps de photocopie du document. Des frais de photocopie d'au plus 0,20 $ la page peuvent être exigibles (ces frais comprennent l'alimentation du photocopieur par un membre du personnel). Le terme «préparation» doit être pris dans son sens strict et ne comprend pas l'enlèvement des agrafes et des trombones, la reproduction des pages appropriées et leur remise en place dans les livres ou documents originaux. Cependant, si des mesures spéciales sont nécessaires (des cartes doivent être collées ensemble ou des documents doivent être retirés d'une reliure à anneaux plastiques genre Cerlox), des frais de préparation peuvent être appropriés. (Voir, par exemple, les ordonnances nos M-301, P-490, P-608, M-360, M-372.) L'institution peut exiger des droits de 15,00 $ pour chaque tranche de 15 minutes qu'une personne consacre à la création d'un programme d'ordinateur ou d'une autre méthode de préparation d'un document à partir de documents lisibles par machine. Il peut arriver que la préparation d'un document à partir d'un document lisible par machine exige la manipulation de données stockées dans une base de données informatique, auquel cas il peut être nécessaire de créer un programme d'ordinateur pour récupérer les renseignements demandés.
Services fournis par un organisme externe Une institution peut demander l'aide d'un fournisseur externe pour
trouver, récupérer, traiter ou reproduire des documents sur support
papier ou électronique. Les coûts de ces services sont imputables à l'auteur de la demande si les deux conditions suivantes sont réunies :
Exemple : L'institution peut recevoir une demande relative à la reproduction d'un document sur un support spécial (et non une photocopie, un imprimé d'ordinateur ou une disquette). Si l'institution ne possède pas les ressources nécessaires pour faire cette reproduction spécialisée (par exemple, sur microfilm ou microfiche), elle peut envoyer le matériel à un fournisseur externe et facturer le coût de ces services à l'auteur de la demande. Ces services, même s'ils font l'objet d'une facture, ne peuvent être imputés à l'auteur de la demande si le personnel de l'institution aurait pu donner suite lui-même à la demande. (Ordonnance P-1536) Les frais d'expédition qu'engage l'institution, comme les frais de poste et de messagerie, peuvent être facturés. Des règlements peuvent être pris relativement à l'imposition d'autres droits et frais. Estimations des droits et dépôts Le Chapitre 3 (Procédures d'accès) explique la méthode de calcul des estimations des droits et frais. art. 57 de la LAIPVP / art. 45 de la LAIMPVP Si les droits de traitement d'une demande sont inférieurs à 25,00 $, l'institution n'est pas tenue d'en donner à l'auteur de la demande une estimation. Cependant, elle peut l'informer du montant des droits dans l'avis de décision.
Droits se situant entre 25,00 $ et moins de 100,00 $ par. 57 (3) de la LAIPVP / par. 45 (3) de la LAIMPVP Préalablement à la divulgation d'un document, l'institution fournit à l'auteur de la demande une estimation raisonnable des droits qu'il devra acquitter. Si ce montant se situe entre 25,00 $ et moins de 100,00 $, l'institution n'est pas tenue d'exiger un acompte égal à 50 pour 100 des droits. Droits égaux ou supérieurs à 100,00 $ art. 7 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 7 du Règl. de l'Ont. 823 Si les droits sont égaux ou supérieurs à 100,00 $, l'institution donne à l'auteur de la demande une estimation des droits prévus et peut exiger un acompte égal à 50 pour 100 des droits. Elle n'est pas tenue de prendre d'autres mesures à l'égard de la demande tant que l'acompte n'a pas été versé. L'institution peut refuser de divulguer les documents à l'auteur de la demande tant qu'il n'a pas acquitté les droits ou que le commissaire n'a pas pris de décision concernant l'appel relatif aux frais.
Les droits et frais doivent être «justes et équitables.
Le commissaire a établi que les facteurs suivants permettent de déterminer
si les droits et frais sont justes et équitables : 1) la manière
dont l'institution a tenté de répondre à la demande d'accès à des documents;
2) l'éventuelle collaboration entre l'institution et l'appelant pour
restreindre ou préciser l'objet de la demande; 3) la documentation
que l'institution a fourni gratuitement à l'appelant; 4) la participation
de l'appelant à la restriction de l'objet de la demande; 5) le nombre
de documents que vise la demande; 6) tout compromis proposé par l'appelant
pour réduire les coûts; 7) la question de savoir si la suppression
des droits et frais rendrait le fardeau de l'institution tellement
excessif qu'il entraverait abusivement ses activités normales. (Voir,
par exemple, les ordonnances nos P-741, M-408, M-417.) L'institution qui exige des droits et frais précis au titre de la «reproduction» de documents doit prouver les frais ainsi engagés. Dans le cas de photocopies, par exemple, elle doit indiquer le nombre de pages devant être photocopiées ou la méthode de calcul des frais. L'auteur de la demande doit avoir en main des preuves et des faits suffisants pour vérifier ces frais. (Voir, par exemple, les ordonnances nos M-103, M-163.) Suppression des droits et frais Il incombe au destinataire des documents de demander la suppression des droits et frais et de fournir les motifs à l'appui de sa demande. Celle-ci peut être implicite. Exemple : Si le destinataire du document ne fournit pas suffisamment de renseignements pour convaincre l'institution que sa demande de suppression des droits et frais est justifiée, l'institution peut la rejeter. Les faits précis de la demande sont les renseignements suffisants dont l'institution a besoin pour prendre une décision.
La décision de la personne responsable de ne pas autoriser la suppression des droits et frais peut être portée en appel devant le commissaire. Remarque : Les frais d'ouverture d'un dossier ne peuvent être supprimés. La personne qui interjette appel d'une décision devant le commissaire doit acquitter certains frais : des frais de 10,00 $ s'appliquent aux appels visant les demandes de renseignements personnels et des frais de 25,00 $ s'appliquent aux demandes de documents généraux. La tierce partie qui interjette appel de la décision de l'institution de divulguer des renseignements n'acquitte pas de frais. |
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