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 BDGIPVP |
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PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE (Dernière mise à jour de cette page : le 2 avril 1998) Le présent chapitre porte sur les thèmes suivants : Documents ayant trait aux relations de travail et à l'emploi Collecte de renseignements personnels
Utilisation des renseignements personnels
Divulgation de renseignements personnels
Nouvelle utilisation/divulgation des renseignements personnels Rôle du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée La protection de la vie privée constitue l'une des principales pierres
angulaires de la Loi sur l'accès à l'information et la protection
de la vie privée et de la Loi sur l'accès à l'information
municipale et la protection de la vie privée. Les exigences concernant
la protection de la vie privée énoncées dans la partie III de la LAIPVP
/ partie II de la LAIMPVP traitent de la protection de la vie
privée dans les activités ordinaires des institutions. Elles font écho
aux principes en matière d'accès équitable à l'information reconnus à l'échelle
internationale et se fondent sur deux grands postulats :
Documents publics art. 37 de la LAIPVP / art. 27 de la LAIMPVP
Les documents publics composés de renseignements personnels sont des documents auxquels tous les membres du grand public ont également accès. Les renseignements personnels auxquels certaines personnes, et non d'autres, ont accès ne sont pas des documents publics. Exemples : La liste électorale dressée aux termes de la Loi sur les élections municipales constitue un document public. Les rôles d'évaluation constitués aux termes de l'article 39 de la Loi sur l'évaluation foncière sont des documents publics. Les documents relatifs à des poursuites en justice qui sont accessibles au grand public aux termes de la Loi sur les tribunaux judiciaires ne sont pas assujettis aux règles en matière de protection de la vie privée. Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée a déclaré dans un certain nombre de rapports d'enquête sur la protection de la vie privée que l'exception de document public ne s'applique que si l'institution conserve les renseignements visés dans le but exprès de constituer un document accessible au grand public. D'autres institutions ne peuvent faire valoir cette exception à l'égard des mêmes renseignements personnels que si elles les conservent aussi dans le but de constituer un document accessible au grand public. (Voir le Rapport d'enquête sur la protection de la vie privée #I94-011P.) Par conséquent, les institutions doivent songer aux incidences de leurs pratiques de bureau sur la protection de la vie privée des personnes même si elles manipulent des renseignements par ailleurs «publics». Par exemple, il n'est pas approprié que les institutions conservent des profils ou des dossiers sur des particuliers même si ces renseignements personnels proviennent de sources publiques comme des coupures de presse. (Cette mesure ne s'applique pas aux renseignements personnels relatifs à un particulier qui représente un organisme ou qui agit dans le cadre de ses fonctions professionnelles de politicien, de lobbyiste ou de porte-parole d'un groupe ou d'une organisation.) Documents ayant trait aux relations de travail et à l'emploi par. 65 (6) et (7) de la LAIPVP / par. 52 (3) et (4) de la LAIMPVP La LAIPVP / LAIMPVP ne s'applique pas à la plupart des renseignements ayant trait aux relations de travail et à l'emploi qui intéressent une institution. Néanmoins, certains documents, comme les comptes de dépenses, et les accords conclus à la suite de négociations relatives à des questions en matière d'emploi entre une institution et un ou plusieurs employés continuent d'être assujettis à la LAIPVP / LAIMPVP. Le Chapitre 3 (Procédures d'accès) et le document Annotation, qui traite des ordonnances du commissaire, portent sur cette catégorie de documents inconsultables. Collecte de renseignements personnels art. 38 et 39 de
la LAIPVP / art. 28 et 29 de
la LAIMPVP Définition élargie des renseignements personnels par. 38 (1) de
la LAIPVP / par. 28 (1) de
la LAIMPVP Les dispositions en matière de protection de la vie privée qui concernent
la collecte de renseignements personnels s'appliquent aux renseignements
personnels consignés et non consignés, c'est-à-dire aux renseignements
personnels recueillis verbalement. Toutes les autres dispositions de la Loi en matière de protection
de la vie privée qui concernent l'utilisation, la divulgation, la conservation
et la suppression de renseignements personnels de même que l'accès à ces
renseignements s'appliquent seulement aux renseignements personnels
consignés sur un particulier. Pouvoir de recueillir des renseignements personnels par. 38 (2) de la LAIPVP / par. 28 (2) de la LAIMPVP Ce paragraphe traite des conditions régissant la collecte de renseignements personnels. Des renseignements personnels sont recueillis lorsque l'institution les acquiert activement ou invite un ou plusieurs particuliers à lui envoyer des renseignements personnels. Un particulier peut, de son propre chef, communiquer des renseignements personnels même si l'institution ne les lui demande pas. Les renseignements ainsi communiqués sont réputés recueillis si l'institution les conserve ou s'en sert à une fin quelconque.
Les renseignements personnels sont réputés recueillis si une des trois conditions suivantes existe :
Le pouvoir de recueillir des renseignements personnels est implicitement
limité à la collecte des renseignements nécessaires. Exemple : Le bon exercice d'une activité autorisée par la loi et menée aux fins de l'application du Régime des obligations alimentaires envers la famille a exigé la collecte des numéros d'assurance Santé et la photographie des personnes à l'encontre desquelles des ordonnances d'aliments ou de garde ont été rendues. Ces renseignements étaient nécessaires pour retracer ces particuliers, faire exécuter les ordonnances et signifier des documents à personne. (Rapport d'enquête sur la protection de la vie privée #I92-38P) Le terme «autorisé expressément» par une loi exige soit que les catégories
particulières de renseignements personnels qui sont recueillies soient
expressément décrites dans la loi, soit qu'un renvoi général à l'activité soit énoncé dans
la loi, de même qu'un renvoi particulier aux renseignements personnels
qui doivent être recueillis en vertu d'un règlement pris en application
de cette loi, c'est-à-dire dans la forme ou le texte du règlement en
question. Mode de collecte des renseignements par. 39 (1) de la LAIPVP / par. 29 (1) de la LAIMPVP Cet article exige que les renseignements personnels soient recueillis directement du particulier concerné par ces renseignements, sauf si certaines circonstances, décrites aux alinéas a) à h) de l'article, permettent la collecte indirecte de renseignements, c'est-à-dire à partir d'une autre source que le particulier concerné. al. 39 (1) a) de la LAIPVP / al. 29 (1) a) de la LAIMPVP Un particulier peut autoriser la collecte indirecte de renseignements qui le concernent. Règle générale, cette autorisation comprend :
On tient un relevé de la date de l'autorisation et des modalités prévues. Divulgation aux termes de l'article 42 de la LAIPVP / article 32 de la LAIMPVP al. 39 (1) b) de la LAIPVP / al. 29 (1) b) de la LAIMPVP Une institution peut recueillir des renseignements personnels auprès d'une autre institution si cette dernière est autorisée à les divulguer aux termes de l'article 42 de la LAIPVP / article 32 de la LAIMPVP. Exemple : Si un prestataire d'aide sociale s'installe dans une autre municipalité, la municipalité qui lui accordait des prestations peut divulguer certains renseignements personnels sur lui à la nouvelle municipalité aux fins de l'évaluation de son admissibilité à l'aide sociale. La divulgation de ces renseignements est autorisée aux termes de l'alinéa 32 c) de la LAIMPVP, étant donné qu'elle vise des fins identiques ou semblables aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis à l'origine, à savoir déterminer l'admissibilité de la personne à l'aide sociale. Par conséquent, la deuxième municipalité peut recueillir ces renseignements étant donné qu'ils ont été divulgués en bonne et due forme aux termes de l'alinéa 32 c) de la LAIMPVP. al. 39 (1) a), 39 (1) c) et 59 c) de la LAIPVP / al. 29 (1) a), 29 (1) c) et 46 c) de la LAIMPVP Le commissaire peut autoriser un autre mode de collecte de renseignements que la collecte directe. L'institution peut solliciter l'autorisation du commissaire si le mode de collecte indirecte envisagé n'est pas expressément prévu à l'article ou si elle croit qu'il n'est pas possible ou pratique soit de recueillir les renseignements personnels directement du particulier concerné, soit d'obtenir son autorisation. Le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée a élaboré des lignes directrices pour aider les institutions à demander l'autorisation de recueillir indirectement des renseignements. Voir l'Annexe X (Directives - Collecte indirecte de renseignements). Loi sur les renseignements concernant le consommateur al. 39 (1) d) de la LAIPVP / al. 29 (1) d) de la LAIMPVP Cet alinéa autorise une institution à recueillir des renseignements personnels consignés dans le rapport d'un organisme de renseignements dressé conformément à la Loi sur les renseignements concernant le consommateur. On trouvera une liste exhaustive des renseignements qui peuvent figurer dans un tel rapport à l'alinéa 8 (1) d) de cette loi. al. 39 (1) e) de la LAIPVP / al. 29 (1) e) de la LAIMPVP Cet alinéa autorise une institution à recueillir indirectement des renseignements personnels aux fins de déterminer les candidats possibles à une distinction ou à un prix en reconnaissance de réalisations exceptionnelles ou de services éminents.
Exemple : Des renseignements personnels peuvent être recueillis aux fins de déterminer laquelle des personnes présélectionnées devrait obtenir le Prix du meilleur citoyen de l'année. Tribunaux judiciaires et administratifs al. 39 (1) f) de la LAIPVP / al. 29 (1) f) de la LAIMPVP Cet alinéa autorise une institution à recueillir indirectement des renseignements personnels aux fins d'une instance poursuivie ou envisagée devant un tribunal administratif ou un tribunal judiciaire ou quasi judiciaire.
Un tribunal judiciaire ou quasi judiciaire est une entité constituée en vertu d'une loi pour décider des droits juridiques d'une personne ou de son admissibilité à un avantage ou à un permis. Un tel tribunal est tenu de respecter des normes d'équité en matière de procédure semblables aux normes de procédure des tribunaux. Voici quelques exemples de tribunaux judiciaires ou quasi judiciaires : la Commission des affaires municipales de l'Ontario, le Comité des normes des biens-fonds, la Commission de révision de l'évaluation foncière, la Commission de révision de l'aide sociale, les tribunaux de révision, et les comités de dérogation. Il peut arriver qu'aucune instance ne soit poursuivie après la collecte de renseignements personnels en cas, par exemple, d'insuffisance de preuves. Même si le tribunal peut ne jamais être saisi de l'affaire, l'alinéa s'applique aussi longtemps que l'objet de la collecte des renseignements est de déterminer si une instance peut être introduite devant un tribunal judiciaire ou administratif. al. 39 (1) g) de la LAIPVP / al. 29 (1) g) de la LAIMPVP Les renseignements personnels qui sont recueillis aux fins de l'exécution
de la loi peuvent être recueillis d'une autre source que le particulier
qu'ils concernent. Le commissaire a conclu que la collecte autorisée de renseignements
aux termes de cet alinéa doit être directement liée à l'exécution de
la loi. Seuls les renseignements personnels nécessaires doivent être
recueillis. Le concept d'exécution de la loi est défini au Chapitre 1 (Introduction à la Loi). al. 39 (1) h) de la LAIPVP / al. 29 (1) h) de la LAIMPVP Une loi, un règlement ou un règlement municipal peut autoriser la collecte de renseignements personnels auprès d'une autre source que le particulier. Exemples : Aux termes du paragraphe 6 (4) de la Loi sur les services de santé municipaux, le commissaire à l'évaluation de la municipalité peut exiger qu'un employeur lui fournisse une liste de ses employés qui résident dans la municipalité, ainsi que les dates de versement de leur salaire. Le paragraphe 10 (1) de la Loi sur l'évaluation foncière autorise l'évaluateur à recueillir indirectement des renseignements personnels précis sur un particulier auprès de toute personne qui se trouve sur le bien-fonds qu'il visite aux termes de la Loi. Le paragraphe 61 (3) de la Loi de 1996 sur les obligations familiales et l'exécution des arriérés d'aliments autorise la collecte indirecte de catégories précises de renseignements personnels. par. 39 (2) de la LAIPVP / par. 29 (2) de la LAIMPVP Si des renseignements personnels sont recueillis pour le compte d'une institution, soit directement de la personne concernée, soit indirectement d'une autre source, l'institution en informe le particulier. L'avis adressé au particulier précise ce qui suit :
L'avis relatif à l'autorité légale invoquée inclut un renvoi à la loi particulière (ou au règlement) et à l'article ou au règlement municipal qui autorise la collecte des renseignements. Si une loi ou un règlement municipal ne mentionne pas expressément la collecte, l'avis renvoie à l'article précis de la loi ou du règlement municipal qui instaure l'activité ou le programme en vertu duquel les renseignements sont recueillis. Exemple : Le paragraphe 58 (2) de la Loi sur l'éducation prévoit la création de conseils de l'éducation. Même si la loi peut ne pas autoriser expressément chaque collecte de renseignements personnels qu'entreprend un conseil de l'éducation, le paragraphe 58 (2) constitue néanmoins une autorité légale suffisante pour recueillir les renseignements personnels nécessaires au fonctionnement d'un conseil. La ou les fins principales auxquelles serviront les renseignements personnels doivent être compatibles avec les utilisations de renseignements personnels permises. La ou les fins principales auxquelles serviront les renseignements doivent aussi être compatibles avec l'énoncé figurant dans l'index des banques de renseignements personnels qui décrit l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels figurant dans chaque banque. Le commissaire a conclu que l'avis de collecte de renseignements doit comprendre les trois éléments décrits ci-dessus. Les questions non liées à la collecte des renseignements (divulgation anticipée des renseignements, etc.) doivent être traitées ailleurs. Si les renseignements personnels sont recueillis directement du particulier, celui-ci reçoit l'avis au moment même de la collecte des renseignements. Si les renseignements sont recueillis sur un formulaire, l'avis peut figurer sur le formulaire.
Un avis doit figurer sur tout formulaire qui vise principalement la collecte de renseignements personnels et préciser que ceux-ci serviront à la prise d'une décision touchant le particulier. En outre, si un éventail de renseignements personnels ont été recueillis, l'avis de collecte doit avoir trait à tous les renseignements recueillis. Si divers renseignements personnels sur le formulaire servent à des fins différentes ou sont recueillis aux termes de plusieurs autorités légales, il faut le préciser dans l'avis. Exemples : Le commissaire a conclu que l'avis de collecte qui n'indiquait pas la fin à laquelle devait servir le numéro d'assurance sociale recueilli était inadéquat. Les formulaires prescrits en vertu d'un règlement provincial échappent au contrôle de la municipalité, de ses conseils et de ses commissions. Si des renseignements personnels sont recueillis sur un formulaire prescrit, il incombe au ministère responsable du formulaire d'inclure un avis sur le formulaire. D'autres méthodes peuvent être utilisées pour donner un avis. On peut :
Si le particulier n'est pas informé au moment de la collecte des renseignements qu'une autre institution se servira des renseignements, la deuxième institution doit l'aviser. Un avis doit être communiqué chaque fois que des renseignements personnels sont recueillis. L'avis de collecte de renseignements peut préciser les collectes précises qui seront faites plus tard, si celles-ci peuvent être prévues avec certitude. En cas d'ambiguïté quant au caractère suffisant de l'avis, un nouvel avis de collecte doit être fourni. (Rapport d'enquête sur la protection de la vie privée #I95-030P)
Un avis doit être communiqué au particulier même si un mode de collecte indirecte de renseignements est autorisé aux termes du paragraphe (1). Dispense accordée par le ministre par. 39 (2) de la LAIPVP / al. 29 (3) b) de la LAIMPVP Le ministre responsable de la LAIPVP / LAIMPVP peut accorder
une dispense d'avis. Chaque demande de dispense d'avis est étudiée
en fonction de son bien-fondé. Les dispenses visent ordinairement une
catégorie ou un groupe de particuliers, et non une seule personne. Exemple : Le président du Conseil de gestion a accordé des dispenses d'avis aux termes de l'alinéa 29 (3) b) de la LAIMPVP à l'égard de la collecte indirecte de renseignements personnels sur les patients ayant la maladie d'Alzheimer en vue de la création de répertoires d'errance Alzheimer par divers corps de police de la province. Voici certains des critères applicables à l'octroi d'une dispense
d'avis : Opposition à l'objet de la collecte indirecte de renseignements Dans certains cas, la communication d'un avis à un particulier en
cas de collecte indirecte de renseignements aux fins de certains programmes
ou de certaines enquêtes qui ne constituent pas des activités d'exécution
de la loi peut aller à l'encontre des objectifs ou du but de ces programmes
ou enquêtes. On peut tenir compte des circonstances qui justifient
la collecte indirecte des renseignements lors de l'étude de la demande
de dispense d'avis. Fondement législatif justifiant la collecte indirecte Si un fondement législatif appuie la collecte indirecte de renseignements, on peut tenir compte des circonstances qui justifient la collecte indirecte des renseignements lors de l'étude de la demande de dispense d'avis. Fardeau et coûts administratifs Un fardeau administratif plutôt lourd conjugué à des dépenses élevées peuvent justifier une dispense d'avis dans certains cas. Le fardeau administratif et les dépenses sont considérés excessifs lorsqu'on les compare à l'exigence ou à la nécessité de donner un avis dans un cas particulier. On peut, si cela est approprié, afficher plutôt un avis ou en faire paraître un dans le journal. Impossibilité/Difficulté Il peut arriver qu'il soit impossible ou très difficile de donner un avis. On peut tenir compte des circonstances applicables lors de l'étude de la demande de dispense d'avis. Autorisation du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée Si le commissaire a autorisé la collecte indirecte de renseignements personnels, on peut tenir compte des circonstances qui l'ont poussé à autoriser ce mode de collecte de renseignements lors de l'étude de la demande de dispense d'avis. Collecte subséquente de renseignements par une autre institution Si des renseignements personnels sont recueillis à des fins de divulgation à une autre institution conformément à l'article 42 de la LAIPVP / article 32 de la LAIMPVP, la première institution remet au particulier l'avis prescrit de même qu'une déclaration l'informant que les renseignements seront divulgués à une autre institution. Aucune dispense n'est exigée dans ce cas, étant donné que la première institution a respecté le paragraphe 39 (2) de la LAIPVP / paragraphe 29 (2) de la LAIMPVP pour le compte des deux institutions. Si la première institution n'avise pas le particulier de la divulgation des renseignements à la deuxième institution, un avis est ordinairement nécessaire. Il peut arriver cependant que la communication d'un tel avis soit incompatible avec la divulgation prévue aux termes de l'article 42 de la LAIPVP / article 32 de la LAIMPVP. Dans ce cas, une dispense d'avis peut être appropriée.
Par conséquent, lorsqu'une institution obtient des renseignements et que le particulier a déjà reçu un avis à l'égard de la première collecte, il peut être approprié d'accorder une dispense relativement aux autres avis. Cette liste d'exemples de dispense n'est pas exhaustive et on peut tenir compte d'autres critères lors de l'étude d'une demande de dispense d'avis. Si vous voulez demander une dispense d'avis, remplissez le formulaire de demande de dispense d'avis de collecte de renseignements personnels à un particulier (voir l' Annexe IX). par. 39 (3) de la LAIPVP / par. 29 (3) de la LAIMPVP L'avis de collecte de renseignements personnels n'est pas nécessaire si :
Dans le cas des institutions assujetties à la LAIMPVP, l'article 4 du Règlement de l'Ontario 823 énonce les cas où un avis de collecte de renseignements n'est pas nécessaire. Les circonstances suivantes s'appliquent uniquement aux institutions assujetties à la LAIMPVP : La communication d'un avis va à l'encontre de l'objet de la collecte. La remise d'un avis de collecte de renseignements personnels à un particulier peut aller à l'encontre de l'objet même de la collecte. Par exemple, une institution peut recueillir des renseignements personnels pour déterminer l'endroit où se trouve une personne qui lui doit de l'argent et qui s'est enfuie pour ne pas rembourser sa dette. Dans ce cas, la communication d'un avis va à l'encontre de l'objet de la collecte, étant donné que le débiteur risque de prendre d'autres mesures pour ne pas payer sa dette. La communication d'un avis risque de constituer une atteinte injustifiée à la vie privée d'un autre particulier. La Loi stipule que l'avis de collecte de renseignements personnels doit décrire les fins auxquelles serviront ces renseignements. Si ces fins visent des questions personnelles délicates relatives à une autre personne, l'avis risque de révéler des renseignements personnels à l'égard de cette personne. Exemple : Le particulier qui fait une demande d'aide sociale auprès d'une municipalité peut être tenu de révéler le nom et des données biographiques de base sur ses personnes à charge ou ses colocataires. La communication d'un avis aux personnes à charge ou aux colocataires pour les informer que des renseignements personnels qui les concernent ont été recueillis aux fins d'évaluer la demande du particulier peut révéler des renseignements personnels délicats, à savoir que le particulier a présenté une demande d'aide sociale. L'objet de la collecte est de déterminer les candidats aptes ou admissibles à recevoir un prix ou une distinction. Une institution peut recueillir le nom et des données biographiques sur les personnes admissibles à recevoir un prix ou une distinction. Dans ce cas, un avis de collecte n'est pas nécessaire. La personne responsable tient à la disposition du public une déclaration
décrivant l'objet de la collecte de renseignements personnels et le
motif pour lequel un avis n'a pas été donné. Cette déclaration :
La déclaration publique ne divulgue aucun renseignement personnel à l'égard d'un particulier identifiable. par. 40 (1) de la LAIPVP / par. 30 (1) de la LAIMPVP La Loi prévoit le pouvoir de prendre des règlements relativement à la durée de conservation des renseignements personnels. Ces règlements prescrivent un délai de conservation minimal des renseignements personnels d'un an à compter de la date de la dernière utilisation des renseignements. Il s'agit là d'un délai minimal. Divers facteurs opérationnels ou juridiques peuvent exiger un délai de conservation plus long.
L'objet de cette mesure est de veiller à ce que le particulier concerné par les renseignements ait l'occasion d'y obtenir accès (par. 40 (1) de la LAIPVP / par. 30 (1) de la LAIMPVP). En cas d'actualisation des renseignements, les renseignements périmés doivent être gardés sur un support qui permet leur conservation pendant le délai prescrit d'un an. Cependant, les documents de sauvegarde peuvent être conservés ailleurs qu'à l'endroit où se trouvent les renseignements courants. La directive du Conseil de gestion sur la gestion des renseignements consignés fournit aux ministères et à certains organismes des politiques et procédures applicables aux délais de conservation des documents et à leur disposition.
Le délai de conservation minimal d'un an peut être réduit dans deux cas bien précis : 1) le particulier concerné par les renseignements consent à leur disposition anticipée - le particulier ne peut, cependant, exiger la disposition des documents; 2) un règlement municipal ou une résolution stipule un délai de conservation des renseignements personnels inférieur au délai d'un an que prévoit la Loi. Il s'agit là d'un délai minimal. Divers facteurs opérationnels et juridiques peuvent exiger un délai de conservation plus long.
par. 40 (2) de la LAIPVP / par. 30 (2) de la LAIMPVP Le paragraphe 40 (2) de la LAIPVP / paragraphe 30 (2) de la LAIMPVP stipule que les institutions doivent prendre des mesures raisonnables pour n'utiliser que des renseignements personnels exacts et à jour. On entend par mesures raisonnables la vérification de l'exactitude des renseignements personnels au moment de leur collecte afin de déceler toute erreur ou omission. On doit documenter les méthodes de vérification utilisées.
Exception à l'exigence en matière d'exactitude par. 40 (3) de la LAIPVP / par. 30 (4) de la LAIMPVP Ce paragraphe ne s'applique pas aux renseignements recueillis aux fins de l'exécution de la loi. par. 40 (4) de la LAIPVP / par. 30 (4) de la LAIMPVP Le Règlement de l'Ontario 459 régit la disposition des renseignements personnels que conservent les institutions assujetties à la LAIPVP. Aucun règlement comparable n'existe à l'égard des institutions assujetties à la LAIMPVP. Le Règlement 459 énonce certaines exigences que les institutions provinciales doivent respecter lorsqu'elles disposent des renseignements personnels.
Ces exigences sont résumées ci-dessous :
Les mesures prises sont compatibles avec la nature délicate des renseignements personnels en cause. Le critère minimal applicable dans tous les cas est le suivant : assurer le respect du caractère confidentiel des renseignements personnels pendant leur disposition.
Utilisation des renseignements personnels art. 41 de la LAIPVP / art. 31 de la LAIMPVP Cet article établit les règles générales régissant l'utilisation des renseignements personnels dont une institution a la garde ou le contrôle. Il reconnaît que le droit à la protection de la vie privée d'un particulier comprend le droit de connaître les fins pour lesquelles les renseignements personnels qui le concernent ont été recueillis. Les renseignements personnels peuvent être utilisés au sein de l'institution dans l'un des cas suivants : al. 41 a) de la LAIPVP / al. 31 a) de la LAIMPVP Une institution peut utiliser des renseignements personnels si le particulier concerné par ces renseignements a consenti à l'utilisation que propose l'institution.
Ce consentement est donné par écrit et indique ce qui suit :
Le consentement du particulier est nécessaire si aucune des autres circonstances décrites ci-dessous n'existe. Fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis al. 41 b) de la LAIPVP / al. 31 b) de la LAIMPVP L'institution peut utiliser les renseignements personnels aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été obtenus ou recueillis à l'origine, ou à des fins compatibles.
L'institution peut aussi utiliser les renseignements personnels à des fins compatibles avec la ou les fins précisées dans l'avis de collecte. La section qui traite plus loin de l'article 43 de la LAIPVP / article 33 de la LAIMPVP explique ce qu'on entend par «fin compatible». Fins qui justifient la divulgation al. 41 c) de la LAIPVP / al. 31 c) de la LAIMPVP Une institution peut divulguer des renseignements personnels à une autre institution aux termes de l'article 42 de la LAIPVP / article 32 de la LAIMPVP. La deuxième institution ne peut utiliser ces renseignements qu'aux fins pour lesquelles la première institution les a divulgués.
Exemple : Si une institution divulgue des renseignements personnels à une autre institution dans une situation relative à un événement de famille afin de faciliter la recherche d'un membre de famille, l'institution qui reçoit ces renseignements ne peut les utiliser que pour la recherche de cette personne, et pour aucune autre fin. art. 42 de la LAIPVP / art. 32 de la LAIMPVP Les institutions assujetties à la LAIPVP / LAIMPVP sont soumises à des
règles qui régissent les deux types de cas où des renseignements personnels
peuvent être divulgués à une autre partie :
Divulgation conformément à la partie II de la LAIPVP / partie I de la LAIMPVP al. 42 a) de la LAIPVP / al. 32 a) de la LAIMPVP L'alinéa 42 a) de la LAIPVP / alinéa 32 a) de la LAIMPVP autorise une institution à divulguer des renseignements personnels dans les cas où la divulgation aurait été permise aux termes de l'article 21 de la LAIPVP / article 14 de la LAIMPVP, même si l'institution n'a pas reçu de demande d'accès à ces renseignements. Cet alinéa doit être lu en conjugaison avec le paragraphe 63 (1) de la LAIPVP / paragraphe 50 (1) de la LAIMPVP qui permet à une personne responsable de divulguer des renseignements même en l'absence d'une demande d'accès. al. 42 b) de la LAIPVP / al. 32 b) de la LAIMPVP Des renseignements personnels précis peuvent être divulgués si le particulier a consenti à leur divulgation.
Si une personne prétend être le mandataire d'une autre personne, l'institution vérifie, aux termes du paragraphe 3 (3) du Règlement de l'Ontario 460 pris en application de la LAIPVP / paragraphe 2 (3) du Règlement de l'Ontario 823 pris en application de la LAIMPVP, l'identité de la personne qui demande accès aux renseignements personnels la concernant et s'assure que le mandataire est bel et bien autorisé à obtenir ces renseignements. Si elle ne peut obtenir copie de l'autorisation appropriée, l'institution peut soit aviser le particulier visé par les renseignements personnels et lui fournir la possibilité de faire des observations avant qu'une décision soit prise concernant la divulgation des documents, soit examiner la validité de l'autorisation en tant que question préliminaire. Avant de refuser ou d'accepter une autorisation, l'institution tient compte des facteurs suivants :
Des mesures spéciales doivent être prises si des renseignements personnels sont demandés à l'égard du traitement de personnes vulnérables. Les institutions ne doivent pas supposer que les demandes de renseignements personnels que présentent les mandataires sont invalides. Elles doivent plutôt consulter les personnes en cause avant d'accepter ou non une autorisation. al. 42 c) et art. 43 de la LAIPVP / al. 32 c) et art. 33 de la LAIMPVP Des renseignements personnels peuvent être divulgués à la ou aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis à l'origine ou à des fins compatibles. Une fin est compatible seulement si le particulier auprès duquel les renseignements ont été directement recueillis peut raisonnablement s'attendre à la divulgation des renseignements. Exemple : Une commission de services publics peut divulguer des renseignements personnels à une agence de recouvrement de créances pour recouvrer l'arriéré d'une note de services publics. Les personnes qui n'ont pas acquitté leurs notes de services publics doivent donc raisonnablement s'attendre à la divulgation de ces renseignements.
Une institution peut aussi divulguer des renseignements personnels à une fin qui est compatible avec la ou les fins précisées dans l'avis de collecte de renseignements. Exemple : La divulgation à une agence d'évaluation du crédit de renseignements personnels, comme les paiements reçus, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance et l'adresse, en ce qui concerne la demande d'un prêt du gouvernement est compatible avec cette disposition. En effet, les renseignements personnels sont divulgués aux fins d'actualiser les données sur la solvabilité d'une personne ou de faire les enquêtes nécessaires comme le précise l'avis de collecte de renseignements personnels. Si un manuel administratif ou de directives comprend des lignes directrices relatives à l'utilisation ou à la divulgation ultérieure de renseignements personnels par une institution, la divulgation de renseignements conformément à ces lignes directrices est considérée comme une fin compatible. al. 42 d) de la LAIPVP / al. 32 d) de la LAIMPVP Des renseignements personnels peuvent être divulgués au dirigeant ou à l'employé d'une institution qui en a besoin dans l'exercice de ses fonctions si cela est essentiel et approprié à l'acquittement des fonctions de l'institution.
Un dirigeant ou un employé d'une institution ne peut avoir accès à des renseignements personnels aux termes de l'alinéa que si les deux conditions suivantes sont réunies :
Exemple : Le commissaire a établi que la résolution du conseil municipal qui autorisait la divulgation par l'administrateur de l'aide sociale au conseil de la liste des bénéficiaires de l'aide sociale afin de répondre à l'intérêt que les conseillers municipaux avaient déjà manifesté envers les dépenses municipales au chapitre de l'aide sociale ne satisfaisait pas aux exigences de l'alinéa. En effet, celui-ci exige que la communication de renseignements personnels au sein d'une même institution se fonde sur une multiplicité d'intérêts et que des preuves selon lesquelles la divulgation est indispensable et nécessaire soient fournies. Comme la résolution du conseil ne respectait pas l'alinéa, elle a été jugée illégale et inapplicable. (H.(J) c. Hastings (Comté), (1993) 12 M.P.L.R. (2d) 40 (Cour de l'Ontario - Division générale)) L'alinéa n'autorise pas la divulgation de renseignements si elle est
uniquement pratique ou souhaitable. Il importe de signaler que l'identité de l'auteur de la demande d'accès ne doit pas être divulguée au sein de l'institution, sauf si cela est nécessaire pour donner suite à la demande. En outre, les nom et adresse des particuliers qui ont demandé des documents généraux aux termes de la Loi ne doivent être communiqués, au sein de l'institution, qu'au personnel du Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée. Les fonctions d'une institution comprennent l'application de son règlement intérieur, les programmes prévus par la loi et les activités nécessaires à son fonctionnement général. Loi de la Législature ou du Parlement al. 42 e) de la LAIPVP / al. 32 e) de la LAIMPVP L'alinéa autorise la divulgation de renseignements personnels afin de se conformer aux dispositions d'une loi de la Législature ou du Parlement ou à un traité, à un accord ou à un arrangement intervenus en vertu d'une telle loi. L'accord ou l'arrangement doit être intervenu aux termes d'une loi fédérale ou ontarienne ou être sanctionné par une telle loi. La divulgation de renseignements personnels afin de se conformer aux dispositions d'un règlement ou d'un règlement administratif est incluse. Exemples : Le paragraphe 72 (3) de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille stipule qu'une personne (p. ex. un membre du personnel enseignant ou de direction d'une école, un intervenant social ou un conseiller familial) doit signaler ses soupçons relativement à un enfant victime de mauvais traitements et communiquer les éléments d'information qui appuient ses soupçons. Le paragraphe 199 (3) du Code de la route précise qu'un agent de police doit communiquer les rapports d'accident au ministère des Transports. La Loi sur l'ombudsman confère aux institutions gouvernementales
le pouvoir de divulguer des renseignements personnels au Bureau de
l'ombudsman conformément à l'alinéa. Divulgation à un organisme chargé de l'exécution de la loi al. 42 f) de la LAIPVP / al. 32 f) de la LAIMPVP L'institution chargée de l'exécution de la loi peut divulguer des renseignements personnels à un autre organisme du Canada chargé de l'exécution de la loi ou à un organisme semblable d'un pays étranger en vertu d'un arrangement, d'un accord écrit, d'un traité ou d'un pouvoir conféré par une loi. L'alinéa stipule que la divulgation ne peut être faite qu'à une «institution chargée de l'exécution de la loi». Le Chapitre 1 (Introduction à la Loi) définit le terme «exécution de la loi». Exemple : Le ministère du Solliciteur général et des Services correctionnels est une institution chargée de l'exécution de la loi par l'intermédiaire de la Police provinciale de l'Ontario et d'autres programmes. Il est aussi responsable de l'exécution des ordonnances de probation et de libération conditionnelle, une autre forme d'exécution de la loi. Le ministère des Services sociaux et communautaires et le ministère de la Consommation et du Commerce sont eux aussi des institutions chargées de l'exécution de la loi par l'entremise de leurs bureaux responsables de l'observation des lois. Finalement, les municipalités sont des institutions chargées de l'exécution de la loi par suite de leurs responsabilités en matière d'exécution des règlements municipaux. Les renseignements ne peuvent être divulgués qu'à un organisme chargé de l'exécution de la loi, soit un corps de police national ou local, un corps de police municipal ou provincial au Canada, la GRC et certains corps policiers spéciaux. Exemple :
Le commissaire a établi que le service de police du Canadien National est un «organisme chargé de l'exécution de la loi» pour l'application de l'alinéa. La Police provinciale de l'Ontario a donc été autorisée à lui divulguer des renseignements personnels à l'égard d'une infraction criminelle commise par un employé du CN. Des accords écrits ou des traités doivent intervenir avec des pays étrangers
en ce qui concerne la communication de renseignements personnels. Si
cela est peu pratique, voire impossible, un arrangement peut intervenir.
On entend par «arrangement» toute entente non écrite relative à l'échange
de renseignements personnels. Aucun accord ou arrangement n'est nécessaire si une institution chargée de l'exécution de la loi divulgue des renseignements personnels à un corps de police ou à un autre organisme chargé de l'exécution de la loi au Canada, car il est sous-entendu que la divulgation des renseignements en question vise l'exécution de la loi. Facilitation de l'exécution de la loi al. 42 g) de la LAIPVP / al. 32 g) de la LAIMPVP Une institution peut divulguer des renseignements personnels à une autre institution assujettie à la LAIPVP / LAIMPVP ou à un organisme chargé de l'exécution de la loi au Canada aux fins de faciliter une enquête menée en vue d'une action en justice ou qui aboutira vraisemblablement à une action en justice. L'alinéa ne s'applique que si la divulgation vise à faciliter l'enquête menée.
Exemple : La divulgation de renseignements personnels à un agent de révision de l'admissibilité à des prestations d'aide sociale vise l'exécution de la loi si elle a pour but de faciliter une enquête menée sur l'admissibilité véritable d'une personne à des prestations. Une telle enquête pourrait donner lieu à des sanctions, comme la détermination d'un trop-payé ou la retenue de paiements. Même si l'alinéa autorise l'institution à divulguer des renseignements personnels, celle-ci peut exiger la production d'un mandat de perquisition avant de donner accès aux renseignements personnels. Exemple : La Loi sur l'éducation stipule que le dossier scolaire de l'élève est visé par le privilège de non-divulgation et ne peut être communiqué qu'aux agents de supervision et au personnel enseignant et de direction de l'école. Une école peut exiger que la police produise un mandat de perquisition avant de lui divulguer un tel dossier. al. 42 h) de la LAIPVP / al. 32 h) de la LAIMPVP L'institution peut divulguer des renseignements personnels lors d'une situation d'urgence ayant une incidence sur la santé ou la sécurité d'un particulier. Dans ce cas, il peut n'exister aucune autre façon d'obtenir des renseignements personnels ou tout retard dans l'obtention des renseignements nécessaires peut risquer de nuire à la santé ou à la sécurité d'une personne. La divulgation de renseignements personnels aux termes de cet alinéa n'est autorisée que si les deux conditions suivantes sont réunies :
Exemple :
Le client d'un bureau de services sociaux instable sur le plan mental convainc son intervenant qu'il va tuer son colocataire. Si des renseignements personnels sont divulgués aux termes de cet alinéa, l'avis de divulgation est envoyé au particulier concerné par les renseignements à sa dernière adresse connue. Cela veut dire la dernière adresse que possède l'institution qui a divulgué les renseignements personnels. Si l'institution ne connaît pas l'adresse de cette personne, elle tente de l'obtenir de la personne qui a présenté la demande de renseignements. Situation relative à un événement de famille al. 42 i) de la LAIPVP / al. 32 i) de la LAIMPVP L'institution peut divulguer des renseignements personnels dans une situation relative à un événement de famille, afin de faciliter la communication avec un proche parent ou un ami d'un particulier blessé, malade ou décédé. On entend par «situation relative à un événement de famille» le cas où il est nécessaire d'entrer en contact avec un ami ou un proche parent d'un particulier pour l'informer de la blessure, de la maladie ou du décès de cette personne. Les renseignements personnels qui sont divulgués peuvent avoir trait soit à la personne blessée ou décédée, soit au parent ou à l'ami qui doit être contacté. Seuls les renseignements personnels indispensables à la facilitation de la communication sont divulgués. L'alinéa ne s'applique pas à la question de déterminer si des renseignements personnels peuvent être divulgués à la suite d'une demande d'accès. Député de l'Assemblée législative al. 42 j) de la LAIPVP La divulgation de renseignements personnels à un député de l'Assemblée législative est permise si le résident de la circonscription du député qui est concerné par les renseignements a autorisé le député à mener une enquête pour son compte. En cas d'incapacité du résident, le député peut recevoir d'un proche parent ou de l'ayant droit de la personne une autorisation à cet effet. L'alinéa s'applique si le député est appelé à résoudre un problème et que le particulier ou son ayant droit a consenti à la divulgation de renseignements personnels au député dans le cadre de son enquête. Si le député procède à une enquête écrite ou verbale, il doit préciser qu'il agit avec le consentement du résident en question. La divulgation est indiquée ou incorporée dans le document touchant le résident. En cas de renseignements personnels particulièrement délicats (dossiers médicaux, etc.), l'institution peut prévoir d'autres exigences en matière de consentement propres à la situation en question, comme un consentement écrit.
al. 42 k) de la LAIPVP L'institution peut divulguer des renseignements personnels à un membre de l'agent négociateur autorisé par l'employé concerné par les renseignements à mener une enquête pour le compte de ce dernier. En cas d'incapacité de l'employé, le membre peut recevoir d'un proche parent ou de l'ayant droit de l'employé une autorisation à cet effet. L'institution prend des mesures raisonnables pour vérifier l'existence de cette autorisation (voir l'alinéa 42 j). Divulgation au ministre responsable al. 42 l) de la LAIPVP / al. 32 j) de la LAIMPVP Des renseignements personnels peuvent être divulgués au président du Conseil de gestion en sa qualité de ministre responsable de l'application de la Loi. Exemple : Une demande de dispense d'avis peut exiger la divulgation de renseignements personnels au ministre. Divulgation au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée al. 42 m) de la LAIPVP / al. 32 k) de la LAIMPVP Des renseignements personnels peuvent être divulgués au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée. L'alinéa vise à faciliter l'accès du commissaire à des documents dans le cadre de l'exercice de son pouvoir décisionnel et de ses responsabilités en matière d'enquête. Le commissaire possède, aux termes du paragraphe 52 (4) de la LAIPVP / paragraphe 41 (4) de la LAIMPVP, le pouvoir d'examiner tout document dont une institution a la garde ou le contrôle dans le cadre d'une enquête relative à l'appel de la décision de l'institution en matière d'accès à un document. Gouvernement du Canada ou gouvernement de l'Ontario al. 42 n) de la LAIPVP / al. 32 l) de la LAIMPVP La divulgation de renseignements personnels au gouvernement du Canada
ou au gouvernement de l'Ontario est autorisée afin de faciliter la
vérification des programmes cofinancés. Exemple : Le gouvernement de l'Ontario peut vérifier les renseignements personnels figurant dans les dossiers relatifs à l'aide sociale générale constitués aux termes de la Loi sur l'aide sociale générale. Fin compatible art. 43 de la LAIPVP / art. 33 de la LAIMPVP Cet article stipule que si des renseignements personnels sont directement recueillis du particulier concerné, la fin invoquée à l'appui de leur utilisation et de leur divulgation constitue une fin compatible seulement si le particulier pourrait raisonnablement s'attendre à une telle utilisation ou divulgation. L'alinéa 41 b) de la LAIPVP / alinéa 31 b) de la LAIMPVP autorise l'utilisation de renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou à des fins compatibles. L'alinéa 42 c) de la LAIPVP / alinéa 32 c) de la LAIMPVP autorise la divulgation de renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou à des fins compatibles.
Une fin compatible doit être compatible avec l'objet précisé au particulier lors de la collecte des renseignements. Le particulier pourrait alors raisonnablement s'attendre à cette utilisation ou divulgation des renseignements personnels qui le concernent. Si les renseignements personnels ne sont pas recueillis directement du particulier, les attentes raisonnables du particulier ne servent pas à déterminer si l'utilisation ou la divulgation des renseignements vise une fin compatible. Cette fin est déterminée en fonction de ce qui suit : le projet d'utilisation ou de divulgation de renseignements est-il raisonnablement compatible avec la fin pour laquelle les renseignements ont été recueillis? Nouvelle utilisation/divulgation des renseignements personnels al. 46 (1) a) et b) de la LAIPVP / al. 35 (1) a) et b) de la LAIMPVP L'institution annexe ou incorpore aux banques de renseignements personnels un document décrivant les utilisations régulières de ces renseignements et les utilisateurs réguliers qui ont accès à ces renseignements. Il peut arriver que l'institution utilise ou divulgue des renseignements personnels à une fin prévue par la Loi, mais qui ne figure pas dans la description de la banque de renseignements personnels. Dans ce cas, l'institution prend les mesures suivantes :
Si la nouvelle utilisation ou divulgation intervient régulièrement, l'institution actualise la description de la banque de renseignements personnels pour en faire mention. Après cette actualisation, l'article 46 de la LAIPVP / article 35 de la LAIMPVP cesse de s'appliquer. L'exigence relative à la création d'un relevé d'utilisation et de divulgation et à son incorporation ne s'applique qu'aux renseignements personnels faisant partie d'une banque de renseignements personnels. Elle ne vise pas les renseignements personnels figurant dans un document général. Rôle du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée art. 59 de la LAIPVP / art. 46 de la LAIMPVP Cet article décrit les attributions du commissaire en matière de protection de la vie privée. L'alinéa a) de l'article autorise le commissaire à présenter des commentaires sur l'incidence des programmes proposés des institutions sur la protection de la vie privée. L'alinéa b) autorise le commissaire, après avoir entendu la personne responsable, à enjoindre à une institution de renoncer à certains modes de collecte de renseignements et à disposer des fiches de renseignements personnels qui contreviennent à la Loi.
L'alinéa c) permet au commissaire d'autoriser la collecte de renseignements personnels d'autres sources que du particulier lui-même. (Voir la section relative à l'alinéa 39 (1) c) de la LAIPVP / alinéa 29 (1) c) de la LAIMPVP.) Les alinéas d), e) et f) permettent respectivement au commissaire d'entreprendre des recherches sur les questions qui ont une incidence sur la réalisation des objets de la Loi, d'instituer à l'intention du public des programmes d'information relatifs à la Loi ainsi qu'au rôle et aux activités du commissaire, et de recevoir les observations du public relativement à l'application de la Loi. |
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