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 BDGIPVP |
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PROCÉDURES D'ACCÈS (Dernière mise à jour de cette page : le 9 avril 1998) Le présent chapitre porte sur les thèmes suivants : Caractère confidentiel des renseignements Demandes présentées aux termes de la Loi
Recherche et examen des documents
Droit d'accès - Octroi et refus
Accès d'un particulier aux renseignements personnels qui le concernent
Liste de contrôle pour le traitement d'une demande
Le présent chapitre porte sur les exigences applicables à l'accès à un document conformément à la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ou à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Il traite notamment de l'obligation pour la personne responsable de divulguer un document même si aucune demande à cet effet n'a été présentée, du droit d'accès à des renseignements généraux, et des modalités de traitement des demandes d'accès à des renseignements généraux aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP. Il examine aussi les exigences particulières relatives aux demandes d'accès à des renseignements personnels et aux demandes de rectification de renseignements personnels. Enfin, il décrit les formalités qui s'appliquent à la communication d'un avis de décision à l'auteur d'une demande et à une tierce partie. Droit d'accès art. 10, 47, 63, 65 et 69 de la LAIPVP / art. 4, 36, 50 et 52 de la LAIMPVP art. 2 et 5 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 1 et 5 du Règl. de l'Ont. 823 Le droit d'accès s'applique à tout ou partie des documents existants dont une institution a la garde ou le contrôle (le Chapitre 1 comprend un complément d'information sur la garde et le contrôle des documents). Cependant, le droit d'accès est soumis à certaines restrictions. Mentionnons notamment les exceptions prévues, les exclusions, les dispositions relatives à la protection du caractère confidentiel des renseignements et le caractère frivole ou vexatoire d'une demande. Il n'est pas nécessaire de constituer un document à la suite d'une demande d'accès présentée aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP, sauf dans certains cas mettant en cause des données consignées dans un ordinateur. Malgré ces restrictions, le refus d'accorder accès à des documents devrait être l'exception, et non la règle. Même si une institution n'est pas tenue de constituer un document, elle peut décider de le faire si cette mesure est compatible avec l'esprit de la Loi. La Loi reconnaît aussi à un particulier le droit d'avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent. Ce droit d'accès est subordonné aux exceptions dont traitent les articles pertinents et aux exclusions énumérées ci-dessous. La Loi ne stipule pas que les documents doivent être traduits
dans la langue de l'auteur de la demande. La Loi sur les services
en français précise que les communications, y compris
les avis, entre les organismes provinciaux assujettis à la LAIPVP /
LAIMPVP et l'auteur d'une demande doivent se faire dans la langue de
la demande (français ou anglais). Plusieurs municipalités
et commissions et conseils locaux offrent, par politesse, des services
dans un certain nombre d'autres langues. Lorsqu'elles donnent suite à des
demandes d'accès à des documents, les institutions doivent
suivre les politiques et les pratiques de l'organisation dont elles
relèvent. Il convient de signaler deux autres points à l'égard du droit d'accès :
Pour un complément d'information sur le droit d'accès à des documents, prière de lire la section Qui peut présenter une demande? un peu plus loin. par. 10 (2) de la
LAIPVP / par. 4 (2) de la
LAIMPVP Si un renseignement fait l'objet d'une exception et qu'il peut raisonnablement être extrait du document où il figure, le paragraphe 10 (2) de la LAIPVP / paragraphe 4 (2) de la LAIMPVP confère à l'auteur de la demande un droit d'accès au reste du document. Le processus d'extraction influe considérablement sur le traitement des demandes d'accès présentées aux termes de la Loi. La non-divulgation de renseignements peut être assurée
au moyen de diverses méthodes. On peut, par exemple, masquer
les renseignements exclus figurant sur une photocopie au moyen d'un
marqueur noir et faire une photocopie de cette photocopie pour la communiquer à l'auteur
de la demande. La deuxième photocopie est nécessaire
parce qu'on peut voir les renseignements masqués sur la première
photocopie. On peut aussi mettre du ruban blanc enlevable sur les parties
du document qui ne peuvent être divulguées et faire ensuite
une photocopie du document pour l'envoyer à l'auteur de la demande.
L'institution garde une photocopie du document masqué avec du
ruban blanc dans ses dossiers. Règle générale, la plus petite unité d'information
qui est divulguée après une opération de masquage
est une phrase. Cependant, il peut arriver que cette phrase comprenne
certains renseignements, comme un nom, qu'on doit masquer avant de
divulguer le reste du document. Le processus d'extraction ne s'applique pas si la Loi prévoit
expressément la non-divulgation d'une catégorie entière
de documents, comme l'ordre du jour d'une réunion du Conseil
des ministres ou le procès-verbal de réunions tenues à huis
clos. Il importe, dans tous les cas, d'évaluer les renseignements
figurant dans le document pour déterminer si certains passages
doivent être extraits. Lorsque des renseignements sont extraits, l'avis communiqué à l'auteur
de la demande précise les articles de la Loi invoqués
pour extraire ces renseignements. On peut, par exemple, inscrire le
numéro du paragraphe de la Loi dans l'espace qui reste après
le masquage du passage donné ou dans la marge. Si un renseignement
doit être extrait, on ne permet pas à l'auteur de la demande
de consulter l'original. Caractère confidentiel des renseignements art. 67 de la LAIPVP / art. 53 de la LAIMPVP Les deux lois l'emportent sur les dispositions d'autres lois qui traitent du caractère confidentiel de documents, sauf si une autre loi ou la LAIPVP / LAIMPVP prévoit expressément le contraire. Les dispositions relatives au caractère confidentiel qui l'emportent sur la LAIMPVP sont les suivantes :
Les dispositions relatives au caractère confidentiel qui l'emportent
sur la LAIPVP / LAIMPVP sont les suivantes :
Les dispositions relatives au caractère confidentiel qui l'emportent sur la LAIPVP sont celles qui sont énumérées dans les lois suivantes :
art. 65 de la LAIPVP / art. 52 de la LAIMPVP Certaines catégories de documents échappent à l'application de la LAIPVP / LAIMPVP. Diverses règles, dont les dispositions en matière d'accès d'autres lois, régissent l'accès à ces documents. Afin de prendre une décision relativement à l'application d'une disposition d'exclusion, l'institution doit d'abord établir si le document en question répond aux critères prévus dans les lois pertinentes ou élaborés par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée. Si elle conclut que le document échappe à l'application de la LAIPVP / LAIMPVP, l'institution doit rédiger un avis à cet effet, car sa décision peut faire l'objet d'un appel devant le commissaire.
La LAIPVP ne s'applique pas à ce qui suit :
La LAIPVP et la LAIMPVP ne s'appliquent pas à ce qui suit :
La Loi de 1995 sur les relations de travail (projet de loi 7) a modifié la LAIPVP et la LAIMPVP et soustrait la plupart des documents relatifs aux relations de travail et aux questions en matière d'emploi à l'application de ces deux lois (voir le paragraphe 65 (6) de la LAIPVP et le paragraphe 52 (3) de la LAIMPVP). La LAIPVP / LAIMPVP ne s'applique pas aux :
Néanmoins, les documents suivants sont toujours visés par le paragraphe 65 (7) de la LAIPVP / paragraphe 52 (4) de la LAIMPVP :
art. 63 de la LAIPVP / art. 50 de la LAIMPVP La personne responsable peut fournir des renseignements sans demande officielle présentée aux termes de la Loi. La Loi n'a pas pour objet de remplacer les processus normaux de communication de renseignements et de diffusion de renseignements à la suite de demandes non officielles verbales ou écrites. Le public ne doit avoir recours à la Loi que dans les cas où les renseignements ne sont pas disponibles par l'entremise des mécanismes habituels. Toutefois, lorsqu'un particulier présente une demande écrite aux termes de la Loi et qu'il acquitte les droits prescrits, l'institution doit suivre les modalités et formalités que prévoit la Loi en matière d'accès à l'information et respecter les délais impartis. Les deux lois autorisent la personne responsable d'une institution à divulguer volontairement des renseignements en l'absence d'une demande en bonne et due forme ou à la suite d'une demande verbale, pourvu qu'aucune disposition législative n'interdise leur divulgation. L'accès à des renseignements (sauf des renseignements personnels) autorisé immédiatement avant l'entrée en vigueur de la Loi aux termes d'une coutume ou d'un usage établis est maintenu. Le droit d'accès déjà existant doit être offert à l'ensemble de la population, et non seulement à un ou à plusieurs groupes particuliers. L'accès à des documents mis à la disposition des parties à un litige ne constitue pas un accès offert à l'ensemble de la population. Exemple : L'article 73 de la Loi sur les municipalités stipule que le secrétaire municipal doit conserver certains documents officiels de la municipalité. L'article 74, quant à lui, précise que le secrétaire doit mettre les documents visés à l'article 73 à la disposition du public, sous réserve de la LAIMPVP. Cela signifie que le droit d'accès déjà existant reste toujours valide, sauf en ce qui concerne les renseignements personnels. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de présenter une demande d'accès officielle aux termes de la Loi pour consulter un document visé par un droit d'accès déjà existant. Cette même disposition existe dans les lois qui prévoient
la création des municipalités régionales, de la
municipalité du district de Muskoka et du comté restructuré d'Oxford. Aucun renseignement personnel ne peut être divulgué conformément aux pratiques déjà existantes. L'alinéa 27 (2) i) de la Loi sur le droit d'auteur, une loi fédérale, stipule que la divulgation d'un document conformément à une demande d'accès à des documents ne constitue pas une infraction au droit d'auteur. Par conséquent, les copies des plans, dessins et devis descriptifs d'un architecte peuvent être communiquées à la suite d'une demande présentée aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP, sauf si une exception s'applique à ces documents. La personne à laquelle le document est communiqué reste liée par les dispositions relatives à la protection du droit d'auteur. Lorsqu'elle autorise l'accès aux documents d'un architecte, l'institution prend les mesures suivantes :
Les coordonnateurs de l'accès à l'information et de
la protection de la vie privée doivent se rappeler que leur
propre institution peut détenir un droit d'auteur sur ses créations.
Par exemple, le droit d'auteur de la Couronne peut s'appliquer aux
documents constitués par un ministère. art. 11 de la LAIPVP / art. 5 de la LAIMPVP La Loi exige que la personne responsable, s'il y va de l'intérêt public, divulgue au public ou aux personnes intéressées un document révélateur d'un grave danger pour la santé ou la sécurité du public ou pour l'environnement. Pour l'application de l'article susmentionné, si les pouvoirs et responsabilités prévus n'appartiennent qu'à la personne responsable :
Cet article l'emporte sur toutes les autres dispositions de la LAIPVP / LAIMPVP. Si ces conditions sont réunies et que la personne responsable a des motifs raisonnables et probables de croire qu'un danger existe, le document doit être divulgué le plus tôt possible. La Loi ne stipule pas qu'une demande doit être présentée aux termes de la Loi avant que la personne responsable soit tenue d'agir. Exemple : Si la personne responsable détient des documents révélant qu'une plage est dangereuse en raison d'un taux élevé de pollution, elle doit en aviser le public. Avant de divulguer un document, la personne responsable fait aviser dans la mesure du possible toutes les personnes concernées par les renseignements. Le terme «personne concernée» inclut la tierce partie qui sera touchée par la divulgation du document. La personne responsable tient compte à la fois du préjudice pouvant résulter de tout retard dans la divulgation du document et de toute injustice pouvant être éventuellement causée à la personne concernée. L'avis indique que la personne responsable a l'intention de communiquer la totalité ou une partie d'un document, en donne une description et précise que la divulgation peut avoir une incidence sur les intérêts de la personne. Il précise aussi que la personne peut présenter sans délai à la personne responsable des observations exposant les motifs pour lesquels le document ne devrait pas être divulgué, même en partie. La personne qui reçoit l'avis peut présenter sans délai à la personne responsable ses observations exposant les motifs pour lesquels le document ne devrait pas être divulgué, même en partie. Le terme «sans délai» signifie immédiatement. S'il y a urgence, la personne responsable n'est pas tenue d'attendre l'expiration de tout délai prescrit avant de divulguer le document ou d'obtenir des observations. La Loi ne prévoit aucun droit d'appel devant le commissaire. L'article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP assortit le mécanisme de communication d'un avis de seulement quelques exigences formelles. Exemple :
Un appel téléphonique à la personne concernée par le document peut constituer un avis en bonne et due forme. Le présent article s'applique malgré toute autre disposition de la Loi. art. 23 de la LAIPVP / art. 16 de la LAIMPVP Même si certaines exceptions s'appliquent, la divulgation d'un document peut être essentielle si la nécessité manifeste de le divulguer dans l'intérêt public l'emporte sans conteste sur les fins visées par les exceptions. Cette disposition s'applique aux exceptions suivantes (deux des trois exceptions obligatoires prévues dans la LAIPVP et les trois exceptions obligatoires prévues dans la LAIMPVP) :
Cet article ne s'applique pas aux exceptions visant les documents relatifs aux réunions tenues à huis clos, aux travaux du Conseil des ministres, à l'exécution de la loi, au secret professionnel de l'avocat ou aux renseignements publiés. La personne responsable de l'institution et le commissaire peuvent établir si la clause d'intérêt public manifeste s'applique à la divulgation d'un document. La nécessité de divulguer le document doit être manifeste, c'est-à-dire très forte. L'intérêt public doit aussi l'emporter sans conteste sur la fin visée par l'exception. Il faut donc opposer l'intérêt public à la fin visée par l'exception. Les résultats de cette opposition doivent être clairs et définitifs.
Lorsque la personne responsable détermine si la divulgation d'un document est dans l'intérêt public, elle doit d'abord établir l'existence éventuelle d'une exception. Des motifs justifient-ils la soustraction du document au principe de la divulgation? Si une des exceptions obligatoires prévues s'applique, la personne responsable doit ensuite déterminer si l'intérêt public l'emporte sur le respect du caractère confidentiel du document. Si une exception discrétionnaire existe et que la personne responsable décide de ne pas divulguer le document, elle doit alors déterminer si l'intérêt public l'emporte sur la fin visée par l'exception. Si l'intérêt public est manifeste, le document est divulgué.
La personne responsable (mais non le commissaire) doit cependant respecter
les modalités applicables à certaines exceptions. Exemple : Avant de divulguer dans l'intérêt public des renseignements
visés par l'exception prévue à l'article
15 de la LAIPVP / article 9 de la LAIMPVP
(Relations avec d'autres autorités gouvernementales), la personne
responsable doit obtenir l'approbation du Conseil exécutif,
dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP, ou du
gouvernement visé, dans le cas des institutions assujetties à la
LAIMPVP. Avant de divulguer dans l'intérêt public des renseignements visés par l'exception touchant les renseignements de tiers ou les renseignements personnels, il faut respecter les exigences relatives à la communication d'un avis prévues à l'article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP à l'égard de ces deux exceptions. L'auteur d'une demande qui fait valoir la clause d'«intérêt public manifeste» lors d'un appel interjeté devant le commissaire doit prouver ce qu'il avance. Il existe en effet un principe juridique général selon lequel la partie qui fait valoir un droit ou une obligation est responsable de la charge de la preuve. Cependant, le commissaire a établi que ce fardeau ne peut être absolu dans le cas d'un appelant qui n'a pu étudier les documents demandés avant de présenter ses observations. Demandes présentées aux termes de la Loi art. 24, 25, 26, 48 et 66 de la LAIPVP / art. 17, 18, 19, 37 et 54 de la LAIMPVP par. 5 (2) du Règl. de l'Ont. 460 / par. 5 (1) du Règl. de l'Ont. 823 La Loi prescrit ce qui suit : l'auteur de la demande d'accès à un document adresse sa demande par écrit, verse des droits de 5,00 $ et fournit suffisamment de détails pour qu'un employé expérimenté de l'institution puisse identifier le document demandé. Si un particulier veut avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent, il doit aussi identifier dans sa demande la banque de renseignements personnels ou l'endroit où sont consignés ces renseignements. Si, après avoir fait des recherches poussées, l'institution ne peut trouver les renseignements personnels demandés et que l'auteur de la demande ne peut fournir une preuve crédible de leur existence, la personne responsable peut conclure que l'institution ne possède pas les documents en question. Il peut arriver qu'une demande prenne la forme d'une question. Par exemple, l'auteur d'une demande peut écrire : «Est-ce que l'institution possède des renseignements sur les appels d'offres?». Dans ce cas, il est peu probable que l'institution arrive à déterminer quels types de renseignements la personne souhaite obtenir. Voilà pourquoi les demandes présentées sous forme de questions ne sont généralement pas acceptables et doivent être préalablement clarifiées auprès de l'auteur de la demande. Il existe une façon prescrite de demander accès à des documents - toute lettre qui renvoie à la Loi et qui est accompagnée des droits prescrits de 5,00 $ est considérée comme une demande. Si une institution ne sait pas si l'auteur de la demande veut que sa demande de renseignements soit considérée comme une demande d'accès à des documents aux termes de la Loi, elle doit communiquer avec lui pour obtenir des précisions. La demande d'accès à un document papier doit s'appliquer à des documents qui existent au moment où la demande est reçue. La Loi ne stipule pas qu'il faut recueillir des renseignements à partir d'un certain nombre de documents pour créer un nouveau document papier et donner ainsi suite à une demande.
Exemple : L'auteur d'une demande peut vouloir consulter un exemplaire du rapport de vérification d'un conseil de planification. Si le conseil de planification n'a jamais préparé un tel rapport, il n'est pas tenu d'en concevoir un pour donner suite à la demande. Si les renseignements demandés existent dans un groupe de documents, la demande est toujours considérée comme une demande même si elle vise un document qui n'existe pas dans le format demandé. Dans ce cas, l'institution doit identifier les documents appropriés et informer l'auteur de la demande de leur existence. Exemples : La liste des nom et adresse de tous les organismes sans but lucratif qui ont demandé à une municipalité l'autorisation d'exploiter un casino de bienfaisance peut ne pas exister. Cependant, si tous ces organismes ont rempli un formulaire de demande d'obtention d'un permis, l'ensemble des formulaires de demande constitue les renseignements demandés dans le format voulu.
Une institution peut recevoir une demande d'accès à un document qui a été détruit conformément au calendrier de conservation prévu. Dans ce cas, l'institution informe l'auteur de la demande de la destruction du document. Une personne peut aussi présenter une demande d'accès à des documents qui peuvent être constitués à partir d'un document lisible par machine au moyen de matériel et de logiciel informatiques, ainsi que des connaissances techniques normalement utilisés par l'institution. Exemples : Une institution peut générer un document dans un certain format à partir des données figurant dans un dossier informatique. La personne qui présente une demande aux termes de la Loi peut demander un document qui reprend les mêmes données informatiques, mais dans un ordre ou un style de présentation différents. Conformément à l'article 2 du
règlement pris en application de la LAIPVP / article 1 du
règlement pris en application de la LAIMPVP, les demandes de
documents pouvant être constitués à partir de documents
lisibles par machine sont subordonnées à la capacité de
l'institution de les constituer sans que leur préparation n'entrave
abusivement ses activités normales. Si les renseignements demandés sont des renseignements personnels,
le document informatique doit être communiqué sous une
forme intelligible. Par exemple, un document qui ne comporte que des
codes informatiques et non des renseignements que peut comprendre l'auteur
de la demande n'est pas un document intelligible. Finalement, si l'institution peut mieux donner suite à une demande officielle d'accès à un document de façon informelle, elle communique avec l'auteur de la demande pour lui demander s'il accepte cette façon de faire. Règle générale, une telle démarche favorise un accès plus rapide aux documents demandés, mais empêche l'auteur de la demande d'interjeter appel de la décision de l'institution à une date ultérieure. L'auteur d'une demande d'accès à un document peut ne pas fournir suffisamment de précisions sur le document visé, auquel cas sa demande n'est pas considérée «complète». Trois options s'offrent à l'institution qui reçoit une demande très générale :
Si elle demande des précisions, l'institution peut mieux donner
suite à la demande. Dans ce cas, elle doit communiquer avec
l'auteur de la demande, par lettre (voir avis no 1,
Annexe IV - Modèles d'avis et de lettres) ou par téléphone,
et l'aider à reformuler sa demande pour identifier la catégorie
générale ou le genre du document demandé et l'institution
qui en a la garde ou le contrôle. Une fois que ces précisions
ont été obtenues, les deux parties peuvent déterminer
plus facilement les documents demandés. Un employé expérimenté de
l'institution pourra alors les identifier rapidement. Exemple : L'auteur d'une demande peut vouloir consulter «tous les procès-verbaux qui se trouvent en la possession de la Commission hydroélectrique». Est-ce que cela veut dire tous les procès-verbaux de la Commission ou tous les procès-verbaux de ses comités, ou les deux? Pour quelle année?
Dans cet exemple, l'auteur de la demande peut ne vouloir que le procès-verbal de la réunion tenue à une certaine date ou des réunions tenues entre une certaine date et une autre date, et non tous les procès-verbaux de la Commission. Si elle demande des précisions, l'institution peut économiser beaucoup de temps sur les plans de la recherche et de la préparation des documents à des fins de divulgation. L'auteur de la demande tenu d'acquitter des droits peut, lui aussi, économiser de l'argent. Les descriptions des documents et les descriptions des banques de renseignements personnels peuvent servir à cerner l'objet d'une demande. Qui peut présenter
une demande? Un particulier ou une organisation, comme une personne morale, une
société en nom collectif ou en commandite ou une entreprise à propriétaire
unique, peut présenter une demande d'accès à des
documents. Le droit d'accès n'est pas assujetti à la
citoyenneté ou au lieu de résidence de l'auteur de la
demande. Il peut arriver qu'une personne représente une autre personne. La Loi prévoit que les droits et pouvoirs qu'elle confère à un particulier peuvent être exercés par :
Les droits et pouvoirs que peut exercer un particulier comprennent le droit de présenter une demande d'accès à des documents, le droit de consentir à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels, et le droit de demander la rectification de renseignements personnels. Les demandes qu'une personne ou une organisation titulaire du consentement écrit d'un particulier présente au nom de ce particulier sont considérées comme des demandes d'accès à des renseignements personnels. art. 24, 25, 26 et 28 de la LAIPVP / art. 17, 18, 19 et 21 de la LAIMPVP Le traitement des demandes d'accès à des documents est une fonction administrative qui exige une bonne connaissance des exigences juridiques prévues dans les lois, des programmes de l'institution et de ses méthodes de gestion de ses documents. La LAIPVP et la LAIMPVP impartissent toutes les deux des délais précis qui doivent être respectés. Elles exigent aussi que certains relevés statistiques relatifs aux demandes soient communiqués annuellement au commissaire. Les mesures et décisions prises à l'égard d'une demande doivent être documentées au cas où elles seraient contestées plus tard. L'instauration d'un système de gestion des documents qui comprend à la fois une méthode de classement et des procédures de stockage, de récupération et d'archivage aidera l'institution à traiter toutes les demandes d'accès à des renseignements. Il ne faut pas que l'auteur d'une demande d'accès à des documents qu'il a le droit de consulter soit privé de cet accès pour la simple raison que les systèmes de gestion de documents de l'institution ne sont pas adéquats ou appropriés. Afin de respecter les délais de traitement des demandes prescrits par la LAIPVP / LAIMPVP, il importe de consigner la date de réception de chaque demande et de concevoir une méthode de suivi. Les coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée conservent souvent un profil descriptif de chaque demande qui leur permet de se reporter aux demandes déjà reçues et de publier les rapports qu'exige le commissaire. Tout profil descriptif des demandes ou des catégories de demandes reçues qui est soigneusement conçu peut aussi servir à des fins internes (justification des ressources humaines et budgétaires ou examen des formalités applicables au traitement des demandes). Exemple : Les relevés du nombre de demandes d'accès reçues et de la catégorie à laquelle elles appartiennent peuvent permettre à un coordonnateur de déterminer si certains renseignements (p. ex. permis de construire avec passages retranchés) sont demandés suffisamment souvent pour justifier leur divulgation systématique.
La LAIPVP stipule que l'auteur d'une demande d'accès à des documents généraux peut indiquer dans sa demande que celle-ci, si elle est accueillie, aura son effet pendant une période déterminée, jusqu'à concurrence de deux ans. L'accès continu se fonde sur l'existence du document au moment où l'institution reçoit la demande et ne s'applique pas à la demande qu'un particulier fait pour avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent aux termes des articles 47 et 48. Si l'accès au document est accordé, l'institution fournit à la
personne un projet de tableau des dates de divulgation. Le critère
de fréquence retenu est le critère de caractère
raisonnable. Le tableau explique le choix des dates et précise
que l'auteur de la demande peut demander au commissaire de réviser
le tableau. Exemple : L'auteur d'une demande peut obtenir accès à un rapport
et demander que toute mise à jour de ce rapport au cours de
l'année à venir lui soit communiquée. Dans le
cas d'un rapport trimestriel, un tableau trimestriel de dates de divulgation
lui sera alors proposé. L'accès continu vise les documents susceptibles d'être créés et publiés en série, et non les documents dont une seule édition est réalisée. Il n'est pas nécessaire que la décision d'accueillir la demande d'accès originale soit automatiquement appliquée aux dates subséquentes figurant au tableau. La Loi s'applique aux demandes d'accès continu comme si une nouvelle demande était faite à chaque date figurant au tableau. Par conséquent, l'auteur de la demande doit acquitter des droits de 5,00 $ à chacune de ces dates. Sur le plan pratique, la demande originale est rappelée à chacune des dates figurant sur le tableau et traitée comme si elle avait été présentée ce jour-là. Si la demande d'accès est rejetée, le principe de l'accès continu ne s'applique pas. Règle générale, l'institution doit répondre à une
demande d'accès dans les 30 jours civils de la réception
d'une demande complète. On entend par «demande complète» toute
demande qui comporte les précisions nécessaires ou des
détails suffisants pour que l'institution comprenne l'objet
des renseignements demandés. Il faut aussi que les droits de
5,00 $ aient été acquittés. Le délai
de 30 jours commence à courir à partir du jour où l'institution
reçoit la demande complète. Si le délai prévu
aux termes de la Loi prend fin un dimanche ou un jour férié,
il est reporté jusqu'au jour suivant qui n'est ni un dimanche,
ni un jour férié. Si le délai expire un samedi,
la date de la réponse est fixée au vendredi précédent. Si l'institution reçoit une demande très vague dont l'objet est restreint plus tard par l'auteur de la demande, le délai de 30 jours commence à courir à partir de la date à laquelle la demande originale a été reçue. Une demande très vague est réputée restreinte et non éclaircie si elle comportait à l'origine suffisamment de détails sur la nature des documents demandés et que son envergure est maintenant simplement restreinte. Exemple : Un particulier demande les résultats d'une enquête de la police, y compris toute la correspondance entre le corps de police et une organisation externe relativement à une affaire donnée. Plus tard, le particulier restreint sa demande à un rapport donné concernant l'affaire. Sa demande est considérée restreinte, et non éclaircie, car la demande originale comprenait suffisamment de détails pour qu'un membre du personnel puisse identifier les documents demandés. Dans ce cas, le délai de 30 jours commence à courir à partir du jour où la demande originale (la demande légèrement vague) a été reçue. On trouvera dans la section «Demande de précisions» plus haut un exemple d'une demande devant faire l'objet de précisions. Le délai prévu pour donner suite à une demande est automatiquement reporté si un avis est donné à une tierce partie.
L'institution qui reçoit une demande d'accès et qui doit consulter une tierce partie est tenue d'aviser cette tierce partie dans les 30 jours de la réception de la demande. Ce délai initial permet à l'institution de rassembler les documents demandés, de déterminer qu'une tierce partie doit être consultée et de définir l'objet même de cette consultation. La tierce partie dispose de 20 jours pour donner suite à l'avis reçu. À la réception de la réponse de la tierce partie, l'institution a 10 jours supplémentaires pour prendre une décision finale à l'égard des documents demandés. Normalement, l'institution disposerait, dans ce cas, d'au plus 60 jours pour répondre à une demande d'accès si une tierce partie doit être avisée. Les institutions qui veulent envoyer des documents par messager à l'auteur d'une demande et à une tierce partie doivent se rappeler que les services de messagerie ne peuvent livrer des documents à une boîte postale. Elles doivent donc fournir une adresse municipale.
Tous les délais précisés plus haut sont des délais maximums. Naturellement, il peut arriver que l'auteur de la demande obtienne une réponse dans un délai plus court. Dans certains cas, une prorogation de délai peut être accordée. Une section est consacrée aux prorogations de délai plus loin. Réception
d'une demande et ouverture d'un dossier L'institution estampille la date de réception d'une demande sur la demande. Cette mesure est importante en raison des exigences prévues en matière de délais. La demande doit être rapidement acheminée au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée, afin d'éviter toute perte de temps au sein du système de courrier interne. Un accusé de réception est envoyé le plus tôt possible, par politesse, à l'auteur de la demande. Une fois que la personne chargée de traiter la demande l'a
reçue, elle fait ouvrir un dossier. Les renseignements qui serviront à acheminer
le dossier vers d'autres divisions de l'institution peuvent être
imprimés sur la couverture du dossier. On peut aussi y indiquer
les dates de retour prévues de façon à sensibiliser
toutes les personnes intéressées à l'importance
de respecter les délais impartis. Le dossier peut servir à répertorier
la ou les décisions prises. Afin de faciliter le suivi des dossiers,
il peut être utile d'avoir des couvertures de couleurs différentes
pour les demandes d'accès à des renseignements et les
demandes de protection de la vie privée. Un formulaire de suivi peut servir à consigner les mesures prises en ce qui concerne le traitement de la demande. L'institution peut ainsi savoir, d'un coup d'œil, la méthode de traitement adoptée de même que les décisions prises. Ce formulaire de suivi permet aussi de définir rapidement les mesures qu'il reste à prendre. On trouvera au Chapitre 1 une
explication détaillée des termes «contrôle» et «garde».
Ces définitions servent à établir, d'une part,
si une institution possède un document assujetti aux dispositions
de la Loi et, d'autre part, son obligation de donner suite à une
demande. Lorsqu'elle détermine si elle a le «contrôle« ou
la «garde d'un document», l'institution doit tenir compte de tous les
aspects liés à la constitution, à la conservation
et à l'utilisation de documents donnés. Exemples : Une municipalité a la garde et le contrôle des documents du service de voirie qui relève d'elle. Les documents politiques d'un conseiller municipal, d'un dirigeant élu d'un conseil ou d'une commission ou d'un membre du personnel d'un ministre peuvent se trouver sous la garde et le contrôle d'une institution s'ils sont intégrés à d'autres dossiers de l'institution. Si aucune mesure n'est prise pour isoler les documents politiques archivés des autres documents de l'institution et qu'un employé de l'institution est chargé de s'en occuper, ces documents sont alors assujettis aux dispositions de la Loi. En outre, si un document se trouvant sous la garde ou le contrôle d'un dirigeant élu est communiqué à un agent ou à un employé d'une institution, le document peut alors être considéré comme se trouvant sous la garde et le contrôle de cette institution. Dans ces exemples, la Loi peut s'appliquer à ces documents
parce que l'institution en a soit la garde, soit le contrôle,
soit les deux. La liste de questions suivantes peut servir à établir qui a la garde et le contrôle d'un document (cette liste n'est pas exhaustive) :
Exemples : Les documents des institutions assujetties à la LAIPVP qui sont conservés aux Archives publiques de l'Ontario se trouvent sous la garde et le contrôle des Archives. Si une institution a la garde et le contrôle de documents et qu'elle doit donner suite à une demande d'accès à ces documents, elle rassemble et étudie les documents demandés pour déterminer ceux qui seront divulgués et ceux qui ne le seront pas. Une institution ayant la garde et le contrôle de documents peut recevoir une demande d'accès qui devrait plutôt être traitée par une autre institution. Dans ce cas, elle confère avec l'institution qu'intéresse davantage le document pour déterminer si elle doit lui transférer la demande ou non. Acheminement/Transfert d'une demande par. 25 (1) de la LAIPVP / par. 18 (2) de la LAIMPVP Il peut arriver qu'une institution reçoive une demande d'accès à un document dont elle n'a ni la garde, ni le contrôle. Dans ce cas, elle doit :
Le terme «acheminement» est utilisé dans le cas d'une institution qui communique la demande à l'institution appropriée. L'institution dispose de 15 jours civils à partir de la réception
d'une «demande complète» pour l'acheminer. Le délai de
30 jours commence à courir quand la première institution
reçoit la demande. Par suite des contraintes de temps, l'institution
qui achemine la demande devrait téléphoner immédiatement
au coordonnateur de l'accès à l'information et de la
protection de la vie privée de la deuxième institution.
La deuxième institution aura alors davantage de temps pour trouver
les documents demandés. La deuxième institution dispose de ce qui reste des 30 jours pour donner suite à la demande. Le délai imparti n'arrête pas de courir pendant que la demande est en transit. Voilà pourquoi il importe de choisir une méthode fiable et rapide d'acheminement de la demande. Si la deuxième institution envoie un avis à une tierce partie concernée, exige une prorogation de délai ou délivre une estimation des droits, le délai original est alors modifié. L'institution qui ne possède pas le document demandé doit
faire des «recherches raisonnables» pour déterminer si une autre
institution l'a. Le concept de «recherches raisonnables» varie selon
les circonstances. Exemple : Une municipalité régionale peut recevoir une demande de renseignements sur un programme qu'administre une municipalité locale de la région. Si elle sait que ce programme relève d'une municipalité locale, il est raisonnable de s'attendre à ce qu'elle communique avec la municipalité locale en question pour déterminer s'il est approprié de lui envoyer la demande d'accès. La LAIPVP et la LAIMPVP stipulent toutes les deux qu'une demande peut être acheminée à une institution assujettie à l'une ou à l'autre loi. Le Répertoire des institutions, qui dresse la liste des institutions assujetties à la LAIPVP et à la LAIMPVP, permet aux institutions de déterminer où elles doivent acheminer une demande. Si une institution ne sait où acheminer la demande, elle doit en informer l'auteur de la demande et préciser les mesures qu'elle a prises pour faire les recherches nécessaires. par. 25 (2) de la LAIPVP / par. 18 (3) de la LAIMPVP Il peut arriver que plus d'une institution possède une copie des documents demandés. Si une institution détermine que le document intéresse davantage une autre institution, elle peut lui «transférer» la demande, de même que les droits versés. Elle n'est pas obligée de le faire, mais elle peut décider de le faire. Un document intéresse davantage une institution autre que celle qui a reçu la demande d'accès si, selon le cas :
Exemple :
Si une institution croit que l'institution qui a constitué le document demandé peut soustraire tout ou partie du document aux dispositions relatives à la divulgation d'un document, elle peut envisager de transférer la demande à la deuxième institution. Les règles relatives aux délais impartis en cas d'acheminement
d'une demande s'appliquent aussi au transfert d'une demande. Documents d'autres gouvernements Une institution ne peut pas acheminer ou transférer une demande à un ministère du gouvernement fédéral. Elle doit informer l'auteur de la demande qu'il doit présenter sa demande aux termes de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, deux lois du gouvernement fédéral.
Exemple : La GRC détient tous les documents relatifs à des condamnations pour actes criminels et comportant des empreintes digitales. Les forces de police de la province et des municipalités ont accès à ces dossiers judiciaires et antécédents criminels, mais le particulier qui veut obtenir une copie officielle de ses propres antécédents doit adresser sa demande à la GRC et fournir une copie de ses empreintes digitales. Si la demande a été présentée à un corps de police municipal ou provincial, celui-ci ne peut ni l'acheminer ni la transférer et doit informer le particulier qu'il doit présenter sa demande à la GRC. S'il est établi que plus d'une institution possède les documents recherchés, l'institution qui reçoit la demande en avise l'auteur de la demande et lui fournit les nom et adresse des personnes-ressources des autres institutions. Recherche et examen des documents par. 24 (4), art. 26, 27, 28 et 57 de la LAIPVP / art. 19, 20, 21 et 45 de la LAIMPVP art. 6, 6.1 et 7 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 6, 6.1 et 7 du Règl. de l'Ont. 823 L'institution qui reçoit une demande d'accès cherche les documents demandés, les examine et décide s'ils peuvent être divulgués. Pendant son examen, l'institution peut juger nécessaire de proroger le délai prescrit pour donner suite à la demande, d'aviser les parties concernées ou de fournir une estimation des droits à payer. Dans ces cas, le délai de traitement de la demande est soit suspendu, soit prorogé.
Lorsqu'elle fait des recherches pour trouver les documents demandés, l'institution doit, dans la mesure du possible, se renseigner auprès du personnel responsable du dossier au moment de la création, réelle ou présumée, de ces documents. L'institution prend aussi les mesures suivantes :
L'institution doit être prête à attester par affidavit les mesures prises pour trouver un document. La personne responsable peut proroger les délais impartis à l'article 26 de la LAIPVP ou à l'article 29 de la LAIMPVP pendant la période de temps qu'elle juge raisonnable, compte tenu des circonstances si, selon le cas :
Voici des exemples de cas où une prorogation de délai peut être accordée :
L'institution reçoit une demande relative à un grand nombre de documents qui exige un examen détaillé par la personne responsable des documents et cette personne n'est disponible qu'à temps partiel.
Une municipalité est obligée de consulter le gouvernement provincial pour déterminer si l'article 9 de la LAIMPVP (Relations avec des gouvernements) s'applique aux documents demandés. Une institution doit tenir compte de tous les facteurs éventuels qui peuvent justifier une prorogation de délai. Le délai imparti à l'article 26 de la LAIPVP / article 19 de la LAIMPVP ne peut être prorogé qu'une seule fois. Lorsqu'elle évalue la durée de la prorogation demandée, l'institution doit rendre sa décision relativement au délai demandé dans le délai initial de 30 jours prescrit à l'article 26 de la LAIPVP / article 19 de la LAIMPVP.
Toutes les demandes de prorogation de délai doivent être raisonnables. Afin d'établir le caractère raisonnable de sa demande, l'institution doit expliquer pourquoi les consultations prendront le temps indiqué. Deux plans d'action légitimes s'offrent à l'institution qui fait face à une pénurie excessive de ressources et qui ne pourra, par conséquent, respecter les délais prévus. Elle peut :
Le coordonnateur de l'accès à l'information de l'institution peut négocier directement avec l'auteur de la demande en vue d'en arriver à un compromis. Dans la mesure du possible, le coordonnateur peut offrir à l'auteur de la demande accès à quelques originaux à la fois, afin que ce dernier puisse déterminer lesquels doivent être photocopiés.
En cas de prorogation du délai, la personne responsable communique un avis écrit à l'auteur de la demande pour l'informer de ce qui suit :
L'Annexe IV comprend un modèle d'avis de prorogation de délai. La personne responsable peut envoyer un tel avis une fois qu'elle a reçu le dépôt relatif aux droits à payer. (Voir l'ordonnance no M-1071.) Avis aux tierces parties concernées Il peut arriver que des documents comprennent des renseignements concernant une autre personne que l'auteur de la demande. Il peut s'agir d'un autre particulier ou d'une personne morale, d'une société en nom collectif ou en commandite ou d'une autre entité juridique qui est considérée comme une personne. Avant d'accorder accès à un document concernant une tierce partie, la personne morale avise par écrit cette tierce partie. Des renseignements sont considérés comme concernant une tierce partie si la personne responsable a des raisons de croire :
L'avis à la tierce partie lui donne la possibilité de faire des observations sur le projet de divulgation des documents qui la concernent. Si la personne responsable envisage de divulguer des documents, elle envoie à la tierce partie un avis qui comporte :
Cet avis est donné dans les 30 premiers jours de la réception d'une demande d'accès complète ou, en cas de prorogation de délai, au cours du délai prorogé. La tierce partie dispose de 20 jours après la communication de l'avis pour faire des observations à la personne responsable. Ces observations doivent être présentées par écrit à moins que la personne responsable n'autorise leur communication de vive voix. Une fois que les observations ont été faites (ou après l'expiration du délai prévu de 20 jours pour la communication d'observations), la personne responsable a 10 jours pour prendre une décision relativement à la divulgation du document.
Si un avis est envoyé aux parties concernées, le traitement de la demande est ralenti. La personne responsable doit alors en aviser l'auteur de la demande. Elle devrait le faire au moment même où la partie concernée est avisée. L'avis à l'auteur de la demande énonce les faits suivants :
Si la personne responsable décide de divulguer la totalité ou une partie d'un document qui concerne une tierce partie et qu'elle a reçu des observations de la tierce partie ou que le délai imparti pour faire des observations a expiré, elle doit aviser l'auteur de la demande et la tierce partie concernée que :
L'avis précise très clairement que l'auteur de la demande aura accès au document ou à une partie de celui-ci à moins que la tierce partie concernée n'interjette appel devant le commissaire au cours du délai de 30 jours. L' Annexe IV comprend des modèles d'avis aux tierces parties et aux auteurs de demande. Estimation des droits à acquitter/Avis provisoires Le traitement de toute demande suppose l'engagement de certaines dépenses
(temps, matériel, services). Les droits de traitement d'une
demande d'accès à des documents généraux
et, dans une certaine mesure, les coûts de traitement d'une demande
de renseignements personnels commencent à s'accumuler dès
la réception de la demande. S'il semble que les coûts
de traitement de la demande dépasseront 25,00 $, l'auteur
de la demande doit recevoir une estimation des droits à acquitter
avant d'avoir accès aux documents. Si l'estimation des droits
est égale ou supérieure à 100,00 $, la personne
responsable peut demander à l'auteur de la demande de verser
un acompte égal à 50 pour 100 des droits prévus
avant de donner suite à la demande. Exemple : Une institution reçoit une demande d'accès à des documents dont le traitement (recherche, préparation et photocopie) prendra plus de trois heures, soit l'équivalent d'environ 100,00 $. Elle peut, dans un premier temps, préparer une estimation des coûts de traitement de la demande. Cette estimation devrait se fonder sur le traitement d'un échantillon représentatif des documents, une estimation des coûts probables, les exceptions qui seront appliquées et les décisions prévues relativement à la divulgation. Comme les coûts de traitement de la demande d'accès dépasseront 25,00 $, l'institution doit envoyer une estimation de ces coûts à l'auteur de la demande. En outre, étant donné que les coûts risquent d'être supérieurs à 100,00 $, l'institution a le droit de demander le versement d'un acompte égal à 50 pour 100 des coûts mentionnés dans la lettre. Elle n'est pas tenue de prendre d'autres mesures relativement à la demande tant qu'elle n'a pas reçu ce dépôt de 50 pour 100. Si les coûts de traitement de la demande sont inférieurs à 100,00 $, l'institution délivre une estimation des droits et continue de traiter la demande sans le versement obligatoire d'un acompte. La personne responsable avise l'auteur de la demande de sa décision relativement à l'accès aux documents demandés dans les 30 jours de la réception de la demande. Par conséquent, l'avis d'estimation des droits et l'avis de décision relativement à l'accès doivent être délivrés au cours de ce délai (sauf en cas de prorogation du délai ou de délivrance d'un avis à une tierce partie). Trois situations distinctes s'appliquent aux avis d'estimation des droits et aux décisions finales :
Dans ce dernier cas, la personne responsable peut choisir d'envoyer à l'auteur de la demande un avis qui précise à la fois l'estimation des droits à acquitter et sa décision provisoire. Cette décision provisoire informe l'auteur de la demande que certaines exemptions peuvent s'appliquer aux documents, même si aucune décision finale n'a encore été prise. Comme la décision n'est que provisoire, elle ne lie pas l'institution et ne peut être interjetée en appel. Toutefois, l'estimation des droits peut faire l'objet d'un appel. La décision provisoire et l'estimation des droits à acquitter
sont élaborées selon l'une des deux méthodes suivantes :
Dans tous les cas, l'estimation des droits se fonde sur un examen des documents et l'avis s'y rapportant fournit à l'auteur de la demande le plus de renseignements possibles sur les coûts envisagés. Il peut aussi arriver que l'auteur demande une dispense de droits.
Une fois que l'avis de décision provisoire et que l'avis d'estimation
des droits sont envoyés, le délai de 30 jours cesse de
courir jusqu'à ce que l'auteur de la demande manifeste son intention
d'aller de l'avant avec sa demande (l'institution peut, à cette
fin, demander le paiement d'un acompte égal à 50 pour
100 des droits). Un avis de prorogation de délai peut être
envoyé, s'il y a lieu, après la réception de l'acompte. Le Chapitre 6 (Droits et frais) comprend des renseignements sur les droits à acquitter, le calcul de ces droits, les acomptes et les dispenses d'avis. Droit d'accès - Octroi et refus art. 10, par.
14 (3) et 21 (5), art.
24, 26, 28, 29 et 30 de
la LAIPVP / art. 4, par. 8 (3) et 14 (5), art. 17, 19, 21, 22 et 23 de
la LAIMPVP art. 3 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 2 du Règl. de l'Ont. 823 Une fois que la décision d'accorder accès à un document a été prise, un avis écrit de la décision est communiqué à l'auteur de la demande et aux parties concernées dans le délai de 30 jours imparti à cette fin (ou au cours du délai prorogé, le cas échéant). Toutefois, si un avis est donné à une tierce partie, l'avis de décision concernant la divulgation du document ne peut être remis tant que l'un des deux événements suivants n'est pas survenu :
Si la personne responsable ne donne pas à l'auteur de la demande un avis de sa décision dans les 30 jours (ou au cours du délai prorogé en vertu des dispositions applicables aux prorogations de délai ou à l'envoi d'avis à une tierce partie), elle est réputée avoir refusé de lui donner accès au document. L'auteur de la demande peut alors interjeter appel devant le commissaire.
Accès à l'original et photocopies L'auteur de la demande peut demander de consulter la totalité ou une partie d'un document original au lieu d'en recevoir une copie. La personne responsable peut donner suite à la demande si cela est possible, mais elle doit se rappeler qu'il peut ne pas être raisonnable de donner accès à des documents originaux si leur sécurité est en jeu. Par exemple, des archives peuvent contenir des documents originaux et sur microfiches d'une très grande valeur historique. Seul l'accès aux microfiches peut être autorisé si l'âge et l'état des documents originaux sont problématiques. Lorsque l'institution accorde accès à un document original,
elle doit en assurer la sécurité. Autrement dit, elle
doit prendre les mesures raisonnables pour veiller à ce que
le document ne soit ni oblitéré, ni mutilé, ni
détruit, ni volé. Elle peut, par exemple, demander à un
employé d'être présent pendant que l'auteur de
la demande consulte le document. Règle générale,
les mesures de sécurité prises varient selon la nature
du document original demandé. Si une institution possède plusieurs bureaux régionaux, la personne responsable peut, à son gré, déterminer le bureau où l'auteur de la demande pourra consulter le document en question. Dans ce cas, elle tient compte des facteurs suivants :
La personne responsable évalue les faits entourant chaque cas avant de prendre une décision. L'auteur de la demande peut demander des copies de la totalité ou d'une partie du document original qu'il a examiné. L'institution se conforme à sa demande sauf s'il ne serait pas raisonnable de photocopier la totalité ou une partie du document en raison de sa longueur ou de sa nature. En cas de photocopie d'un document original dont un passage a été extrait,
les frais de photocopie sont à la charge de l'auteur de la demande. Accès à la totalité d'un document Si la totalité d'un document doit être divulguée, une lettre est envoyée à l'auteur de la demande pour l'informer des droits qu'il devra acquitter. Une copie du document peut être jointe à la lettre si les droits ne posent pas un problème. Si l'auteur de la demande est autorisé à avoir accès à l'original du document, et non à une photocopie, la lettre l'informe des date et lieu où il pourra consulter le document. L'institution vérifie l'identité des particuliers qui demandent des renseignements personnels avant de leur divulguer les renseignements demandés. On traite plus loin dans le présent chapitre des modalités de vérification de l'identité d'un particulier.
Refus d'accorder accès à la totalité ou à une partie d'un document En cas de refus d'accès à un document ou d'accès «partiel», dans le cas d'un document dont des passages ont été extraits, l'auteur de la demande est informé de la décision et des articles de la Loi qui justifient cette décision. La personne responsable lui communique des renseignements sur les facteurs qui l'ont poussée à lui interdire tout accès aux documents demandés. L'auteur de la demande pourra ainsi déterminer s'il demandera la révision de la décision de la personne responsable. Il doit aussi recevoir un avis en cas d'inexistence des documents demandés. L'avis comprend les renseignements suivants :
La personne responsable est tenue de fournir à l'auteur de la demande une description précise des documents visés de même qu'une référence exacte à l'exception invoquée. Sa lettre comprend un tableau détaillé des documents visés, avec la teneur et l'objet des documents. Ainsi, l'auteur de la demande possède les éléments dont il a raisonnablement besoin pour décider s'il ira en appel.
L'institution décrit le ou les documents retenus en fournissant
au moins un sommaire assez détaillé des catégories
des documents qui font l'objet de la demande pour que l'auteur de la
demande puisse prendre une décision raisonnablement éclairée
quant à sa décision d'interjeter ou non appel. L'institution
prend les mesures appropriées pour ne divulguer aucun nom dans
la description du ou des documents retenus. L' Annexe IV (Modèles d'avis) comprend un modèle d'avis relatif au refus d'accorder accès à des documents. Refus de confirmer ou de nier l'existence d'un document Une institution peut refuser de confirmer ou de nier l'existence d'un document si celui-ci a trait à l'exécution de la loi ou si sa divulgation pourrait constituer une atteinte injustifiée à la vie privée.
Exemples : Le bureau des services sociaux qui confirme que l'existence d'un document à propos d'un particulier donné peut porter atteinte à la vie privée de cette personne, car cet élément d'information laisse fortement supposer que le particulier a reçu ou reçoit des prestations d'aide sociale. L'avis de refus communiqué à l'auteur de la demande énonce ce qui suit :
Le service de police qui confirme que l'existence d'un document relatif à un particulier donné peut compromettre une enquête avant que la décision de porter une accusation soit portée. Accès d'un particulier aux renseignements personnels qui le concernent art. 47 et 48 de la LAIPVP / art. 36 et 37 de la LAIMPVP La LAIPVP et la LAIMPVP accordent toutes les deux aux particuliers un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent, que ces renseignements soient mis en mémoire dans une banque de renseignements personnels ou figurent dans des documents généraux. Les particuliers intéressés doivent présenter une «demande complète», c'est-à-dire la faire par écrit, verser des droits d'ouverture de dossier de 5,00 $, et identifier la banque de renseignements personnels où se trouve le document ou l'endroit où sont consignés les renseignements. Le Répertoire des documents de l'institution aidera l'auteur de la demande à repérer la banque appropriée de renseignements personnels qui comprend les renseignements qui le concernent. Identification nécessaire en cas d'accès Avant de divulguer des renseignements personnels, l'institution vérifie l'identité de l'auteur de la demande et veille à la transmission en toute sécurité des documents. L'identité de la personne peut être vérifiée de plusieurs façons :
Si l'auteur de la demande souhaite qu'une photocopie des renseignements personnels qui le concernent lui soit envoyée par la poste, l'institution vérifie son identité au téléphone avant de lui transmettre les documents demandés. Elle peut aussi lui demander de lui faire parvenir une photocopie de ses pièces d'identité. Comme certains particuliers peuvent avoir des problèmes de mobilité physique, l'exigence de la présence physique des auteurs de la demande en vue de la vérification de leur identité ne devrait pas constituer la norme. Les renseignements personnels sont communiqués au particulier sous une forme intelligible et d'une façon qui permet de connaître les conditions générales de leur stockage et de leur utilisation. Les renseignements personnels peuvent être stockés d'une façon que le particulier peut ne pas comprendre facilement. Par exemple, les renseignements codés n'ont aucune signification sans la clé du code. Les renseignements fournis à la suite d'une demande d'accès présentée aux termes de la Loi doivent être décodés ou la clé du code doit être fournie, afin que le particulier puisse les comprendre. Rectification
des renseignements personnels Le particulier qui a accès aux renseignements personnels qui le concernent a le droit de demander la rectification de ces renseignements si, à son avis, ceux-ci sont erronés ou incomplets. Ce droit s'applique seulement aux renseignements personnels auxquels le particulier a accès et à l'égard desquels il a acquitté des droits d'ouverture de dossier de 5,00 $. Le terme «rectification» comporte trois composantes :
Ordinairement, les opinions obtenues de personnes autres que le particulier qui demande une rectification ne sont pas modifiées. Une déclaration de désaccord est cependant appropriée. Le formulaire de demande d'accès/de demande de rectification peut constituer une déclaration de désaccord. L'opinion exprimée par un particulier qui a été incorrectement consignée sera, en toute probabilité, rectifiée. Toutefois, l'opinion qui a été correctement consignée au moment où elle a été recueillie, mais qui a été modifiée par la suite, ne sera probablement pas rectifiée. Après réception d'une demande de rectification, la personne responsable détermine si les renseignements visés par la demande peuvent être vérifiés. Dans certains cas, il faut demander une preuve documentaire, surtout si les renseignements ont des incidences sur la situation financière du particulier ou son admissibilité à une prestation.
Si la rectification est faite, l'auteur de la demande en est avisé et reçoit une copie du document rectifié. Il est aussi informé de son droit d'exiger que toute personne à qui les renseignements personnels ont été divulgués au cours des 12 derniers mois soit avisée de la rectification. La Loi n'impartit pas de délai précis en ce qui concerne la réponse à donner à une demande de rectification. Le délai habituel de 30 jours est jugé raisonnable. Liste de contrôle pour le traitement d'une demande
Les documents demandés existent-ils?
Dans la négative, menez des recherches raisonnables pour déterminer l'endroit où la demande devrait être acheminée et transmettez-la dans les 15 jours de sa réception. Avisez l'auteur de la demande de l'acheminement de sa demande. Si vous ne savez où acheminer la demande, avisez l'auteur de la demande de l'inexistence des documents et informez-le qu'il peut interjeter appel devant le commissaire. Recherche et examen des documents
Traitement de la demande
Octroi ou refus de l'accès aux documents
OU Donnez à l'auteur de la demande un avis de refus si :
Rectification des renseignements personnels
Fermeture du dossier
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