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| Acceuil | Les lois | Règlements | Répertoire des documents | Répertoire des institutions | | |||||||
 BDGIPVP |
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Le présent chapitre porte sur les thèmes suivants : Personne responsable d'une institution Personne responsable dans le cas d'une municipalité Délégation des attributions de la personne responsable Responsabilités de la personne responsable Autres obligations aux termes de la LAIPVP Information accessible au public Documents mis à la disposition du public en des lieux accessibles Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée Sécurité et caractère confidentiel des documents Définition des exigences en matière de sécurité Sécurité de la technologie de l'information Divulgation courante/Dissémination active La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) énoncent toutes les deux les exigences que chaque institution doit respecter. Dans bien des cas, il incombe à la personne responsable de l'institution de faire respecter ces exigences, et notamment de faire ce qui suit :
En outre, le Secrétariat du Conseil de gestion a émis une directive en matière d'accès à l'information et de protection de la vie privée qui précise les exigences obligatoires que doivent respecter les institutions qui appliquent la LAIPVP de même que les responsabilités qui leur incombent. La personne responsable d'une institution et le ministre responsable partagent certaines responsabilités administratives, dont la publication du Répertoire des documents. La LAIPVP explique le mode de sélection du ministre responsable, qui assume la responsabilité générale d'appliquer la LAIPVP et la LAIMPVP. Les deux lois précisent aussi les attributions du ministre responsable (appelé le ministre/président du Conseil de gestion du gouvernement dans la LAIMPVP). Le présent chapitre brosse un tableau sommaire des responsabilités administratives de la personne responsable d'une institution et du ministre responsable et traite de diverses questions liées à l'application des deux lois. Personne responsable d'une institution art. 2 et 62 de la LAIPVP / art. 2, 3 et 49 de la LAIMPVP La personne responsable d'une institution est chargée des décisions que prend l'institution aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP et de la surveillance de l'application de ces deux lois par l'institution. Elle doit notamment veiller à ce que l'institution respecte les dispositions de ces deux lois en matière d'accès à l'information et à ce que les renseignements personnels que détient l'institution soient exacts, à jour, recueillis, utilisés et divulgués uniquement aux fins autorisées. La LAIPVP / LAIMPVP précise les cas où la divulgation de renseignements peut être autorisée ou interdite, ainsi que les cas où la personne responsable peut exercer des pouvoirs discrétionnaires.
Dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP, la personne responsable est soit le ministre qui dirige un ministère, soit la personne désignée dans les règlements. Pour ce qui est des institutions assujetties à la LAIMPVP, la personne responsable est le conseil municipal ou le conseil d'administration d'une commission ou d'un conseil local. Une fois que la personne responsable est déterminée, ses attributions peuvent être déléguées à un ou à plusieurs dirigeants de l'institution. Personne responsable dans le cas d'une municipalité par. 3 (2) de la LAIMPVP La LAIMPVP précise que les membres du conseil d'une municipalité peuvent désigner une personne membre du conseil ou un comité de celui-ci à titre de personne responsable de la municipalité pour l'application de la Loi. La désignation est faite par règlement municipal. Si personne n'est désigné à titre de personne responsable en vertu du paragraphe 3 (2), la personne responsable est le conseil municipal. Ce pouvoir accorde au conseil de la municipalité une certaine marge de manœuvre en ce qui concerne la désignation de la personne responsable. Celle-ci peut être un particulier, comme le maire, le président du conseil de comité, le préfet ou un conseiller municipal, ou un comité du conseil municipal, comme le comité de direction ou un comité chargé spécialement de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée. Si un particulier est désigné, l'acte de désignation peut indiquer soit le nom de cette personne, soit le titre de son poste, selon ce qui est approprié. On doit accorder une attention toute particulière au choix de la personne
responsable. La Loi précise que les décisions relatives à l'accès à l'information
doivent être prises dans un délai relativement court, ordinairement
30 jours civils. La personne responsable doit donc être disponible
pour prendre ces décisions, sauf si elle a délégué tout ou partie de
ses attributions. La désignation d'un comité important à titre de personne
responsable peut soulever certains problèmes s'il est difficile ou
peu réaliste de convoquer les membres du comité pour qu'ils prennent
une décision dans le délai imparti de 30 jours. Le conseil d'une municipalité qui veut révoquer une désignation doit révoquer le règlement municipal relatif à cette désignation. L'Annexe I comprend un modèle de règlement que les municipalités peuvent adapter à leur propres fins pour désigner une personne responsable.
par. 3 (2) de la LAIMPVP La Loi confère des pouvoirs semblables à ceux d'une municipalité aux conseils, commissions et autres institutions locales. Par exemple, les membres élus ou nommés à un conseil, à une commission ou à un autre organisme qui est une institution peuvent désigner un particulier ou un comité de l'entité à titre de personne responsable. En l'absence de désignation, la personne responsable est les membres élus ou nommés au conseil, à la commission ou à l'autre organisme. La désignation doit être par écrit le cas échéant.
Exemple : Le conseil d'administration d'une commission de services publics peut adopter par écrit une résolution visant à désigner le président de la commission à titre de personne responsable de l'institution. S'il veut annuler la désignation, le conseil doit le faire par écrit. L'Annexe II comprend un modèle de résolution écrite que les commissions et conseils locaux peuvent adapter à leurs propres fins pour désigner une personne responsable. Délégation des attributions de la personne responsable par. 62 (1) de la LAIPVP / par. 49 (1) de la LAIMPVP Une fois qu'elle a été choisie, la personne responsable peut déléguer tout ou partie des attributions qui lui sont conférées aux termes de la Loi. Toutefois, elle reste responsable, en cas de délégation, des mesures et des décisions prises aux termes de la Loi. La personne responsable peut déléguer par écrit ses attributions à un ou à plusieurs dirigeants de l'institution ou, dans le cas des institutions assujetties à la LAIMPVP, à une autre institution. Les attributions sont ordinairement déléguées à un poste, et non à une personne donnée. L'acte de délégation précise clairement les attributions déléguées.
La personne responsable peut assortir la délégation de restrictions, de conditions ou d'exigences. Elle peut souhaiter déléguer seulement certaines attributions et garder le pouvoir de prendre certaines décisions. Les institutions doivent respecter la délégation d'attributions. En cas de changement de situation, l'institution doit réviser la délégation. Exemple :
La personne responsable peut souhaiter déléguer certaines fonctions ordinaires, comme l'envoi d'avis (accusés de réception, estimation des droits, etc.), la préparation du rapport annuel et la fixation des droits à acquitter. Elle peut cependant continuer d'exercer certaines fonctions particulièrement importantes, comme décider si une exception au principe de la divulgation s'applique ou non. Les employés qui délivrent les avis que prévoit la Loi (notamment les avis de décision) doivent s'assurer qu'ils sont habilités à ce faire. Si l'employé d'une institution qui n'est pas habilité par écrit interdit à un particulier d'avoir un accès partiel à des documents, l'institution est réputée avoir refusé un accès total aux documents.
Un conflit d'intérêts peut exister si un fonctionnaire sait qu'il a un intérêt privé qui est suffisamment lié à ses fonctions publiques pour influencer l'exercice de ces fonctions. Souvent, le conflit d'intérêts porte sur des questions d'ordre financier. Un conflit d'intérêts peut aussi surgir si la personne responsable exerce les responsabilités que la Loi lui impose en matière de prise de décisions.
Une personne responsable peut se trouver en situation de conflit d'intérêts s'il est raisonnable de présumer qu'elle prend des décisions en fonction de son intérêt personnel, et non de l'intérêt public. Dans certains cas, le conflit d'intérêts peut être plus apparent que réel. Il est recommandé que la délégation des attributions de la personne responsable tienne compte de l'éventualité d'un conflit d'intérêts et prévoit, dans ce cas, le recours à d'autres décideurs. Responsabilités de la personne responsable art. 10, 11, 24, 25, 26, 27, 27.1, 28, 29, 30, 33, 34, 36, 39, 40, 44, 46, 48 et 57 de la LAIPVP / art. 4, 5, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 25, 26, 28, 29, 30, 31, 34, 35, 37 et 45 de la LAIMPVP Les deux lois confèrent à la personne responsable certaines responsabilités, notamment :
Autres obligations aux termes de la LAIPVP art. 44 et par. 46 (3) de la LAIPVP La LAIPVP stipule que la personne responsable doit faire mettre en mémoire dans une banque de renseignements personnels tous les renseignements personnels dont l'institution a le contrôle et qui sont systématisés ou conçus pour être récupérés à partir du nom d'un particulier, d'un numéro d'identification ou d'un symbole. Si des renseignements personnels sont utilisés ou divulgués de façon régulière à des fins non énumérées dans le Répertoire des documents dressé aux termes de la LAIPVP, la personne responsable doit s'assurer que cet usage ou cette divulgation est incluse dans l'édition suivante du Répertoire. La personne responsable doit aussi garder un relevé de toute utilisation par l'institution de renseignements personnels dans une banque de renseignements personnels et de toute nouvelle utilisation ou divulgation qui ne figure pas dans le Répertoire des documents. La nouvelle utilisation ou divulgation doit être consignée et annexée aux renseignements personnels. Chacune de ces fonctions est explicitée ailleurs dans le Manuel. Le présent chapitre traite plus loin des attributions que la personne responsable partage avec le ministre responsable et des exigences relatives aux rapports qui doivent être présentés au commissaire. Information accessible au public art. 31, 32, 33, 34, 35, 36, 45 et 46 de la LAIPVP / art. 24, 25, 34 et 35 de la LAIMPVP La personne responsable d'une institution doit préparer des descriptions des documents et des banques de renseignements personnels de l'institution et assurer leur accessibilité. Ces descriptions aident le public à déterminer la teneur des renseignements que conserve généralement chaque institution. Une description exacte des documents permet à l'auteur de la demande de présenter une demande plus détaillée, ce qui, par le fait même, simplifie le processus de préparation d'une réponse. Dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP, l'article 36 stipule que les personnes responsables doivent fournir au ministre responsable, à sa demande, les renseignements dont il a besoin pour préparer le Répertoire des documents visé aux articles 31, 32 et 45 de la Loi. Les descriptions des documents des institutions assujetties à la LAIMPVP sont rendues accessibles au grand public dans un ou plusieurs endroits, comme le bureau central d'un conseil ou d'une commission, le bureau du secrétaire d'une municipalité ou une bibliothèque publique. La description des documents peut être préparée de bien des façons et peut se faire en fonction du matériel existant. Par exemple, les municipalités et leurs commissions et conseils peuvent se servir des rapports annuels ou des brochures promotionnelles qui décrivent le mode de structuration et d'organisation de l'institution. Le répertoire des dossiers d'une institution peut servir à dresser la liste des documents qu'elle garde. Les personnes responsables des institutions assujetties à la LAIMPVP doivent elles aussi s'assurer que les descriptions des documents et des banques de renseignements personnels sont exactes et à jour. La description des documents et des banques de renseignements personnels doit comprendre les éléments suivants :
Les institutions assujetties à la LAIPVP doivent respecter les exigences supplémentaires en matière d'accessibilité de l'information énoncées aux articles 31, 33 et 46. Les voici :
art. 34 de la LAIPVP / art. 26 de la LAIMPVP La personne responsable présente au commissaire un rapport annuel qui énonce ce qui suit :
Le commissaire envoie aux institutions les directives et les formulaires nécessaires à la préparation de ce rapport. art. 2, 3, 31, 32, 35, par. 39 (2) et 40 (4), art. 45 et 60 de la LAIPVP / art. 2, 23, 24, par. 29 (2) et art. 47 de la LAIMPVP Règl. de l'Ont. 460 / Règl. de l'Ont. 823 Le lieutenant-gouverneur en conseil peut, par décret, désigner un ministre de la Couronne comme ministre responsable. Le ministre responsable applique la LAIPVP / LAIMPVP. Le ministre responsable est tenu de faire ce qui suit :
Le ministre responsable fait aussi préparer des trousses de formation et d'autres documents, y compris le présent manuel, pour appuyer l'application appropriée de la LAIPVP / LAIMPVP. Le lieutenant-gouverneur en conseil peut, par règlement, traiter de diverses questions, dont les suivantes : formalités d'accès aux documents originaux ou aux renseignements personnels et garanties et normes pour assurer la protection et le caractère confidentiel des documents et des renseignements personnels dont les institutions ont le contrôle. Les règlements sont élaborés par le ministre responsable. La personne responsable doit normalement obtenir l'approbation du ministre responsable avant de passer outre à l'obligation juridique d'aviser la personne concernée que des renseignements personnels sont recueillis sur elle. Ce document s'appelle une dispense d'avis. Documents mis à la disposition du public en des lieux accessibles art. 33 et 35 de la LAIPVP La personne responsable d'une institution assujettie à la LAIPVP et le ministre responsable doivent collaborer dans l'exercice de leurs responsabilités aux termes de la Loi. Cette coopération est particulièrement nécessaire au chapitre de l'accessibilité du public aux documents. Le ministre responsable doit rendre accessible au grand public, dans la salle de lecture, la bibliothèque ou le bureau que chaque institution assujettie à la LAIPVP désigne, la documentation suivante : La personne responsable d'une institution assujettie à la LAIPVP doit rendre accessible au grand public, dans la salle de lecture de l'institution ou le bureau désigné, la documentation suivante :
Les manuels, directives ou lignes directrices qui doivent être mis à la disposition du public sont ceux qu'élabore et qu'utilise le personnel de l'institution pour établir l'admissibilité d'un particulier à un programme, un changement de statut, l'imposition de nouvelles conditions touchant un particulier participant à un programme, ou l'imposition d'obligations ou de responsabilités en vertu d'un programme. L'obligation de rendre des instructions et des lignes directrices administratives accessibles au grand public s'applique pratiquement à toutes les formalités et méthodes et à tous les objectifs d'un programme concernant le public.
Les manuels et autres documents qui ne visent que les activités et l'administration internes de l'institution et qui ne concernent pas le public ne sont pas inclus. Par exemple, les manuels d'instructions sur le fonctionnement d'appareils ou les formalités à suivre pour commander des fournitures de bureaux ne sont pas inclus. Les exceptions visant les autres documents gouvernementaux s'appliquent aussi aux lignes directrices et aux manuels d'administration. Des parties peuvent en être extraites si elles sont inconsultables aux termes de la LAIPVP. On doit préciser qu'un extrait a été supprimé, indiquer la nature des renseignements supprimés et préciser la disposition de la Loi invoquée pour supprimer ce passage. Exemple : Le manuel qui porte sur les mesures ou consignes de sécurité visant un bâtiment ouvert au grand public (comme une prison ou un laboratoire) peut comprendre des passages qui sont supprimés pour plusieurs raisons légitimes. Les documents suivants peuvent être utiles dans une salle de lecture :
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée Chaque institution désigne une personne chargée de coordonner le programme
d'accès à l'information et de protection de la vie privée et d'aider
ainsi l'institution à respecter les obligations que lui impose la Loi. Les responsabilités du coordonnateur sont fonction de la taille de l'institution, de son mandat et de sa structure. Le coordonnateur peut occuper son poste à temps plein ou à temps partiel, auquel cas il peut aussi exercer d'autres fonctions. Le coordonnateur peut assumer les responsabilités suivantes :
L'amélioration des systèmes de gestion des documents dans les institutions est l'un des principaux avantages à long terme de la Loi. Le public est en droit de s'attendre à ce que chaque institution connaisse les documents dont elle a la garde et le contrôle, de même que le lieu où ils se trouvent à des fins de récupération. Le commissaire a insisté sur la nécessité pour les institutions d'élaborer des calendriers de conservation des documents et de les actualiser. La durée des recherches est considérablement réduite lorsqu'une institution peut déterminer si un document a été détruit en consultant le certificat de destruction de ce document ou tout autre certificat semblable. Il est alors inutile de faire de longues recherches pour établir si le document existe toujours.Le Chapitre 3 (Procédures
d'accès) traite de la gestion des documents, notamment de la garde
et du contrôle des documents, y compris les documents de personnages
politiques et d'autres fonctionnaires élus.
L'une des premières grandes étapes de l'instauration d'un système de gestion des documents d'une institution consiste à affecter la responsabilité de la sécurité des documents à une personne. Le responsable des documents varie d'une institution à l'autre selon la taille et la complexité de l'institution. Normalement, le gestionnaire directement responsable des activités d'un programme est aussi responsable de la protection des documents constitués dans le cadre de ce programme. Dans le cas d'institutions plus importantes, le vérificateur interne ou un autre cadre peut coordonner les questions de sécurité à l'échelle de l'organisation et fournir un soutien technique à chacun des gestionnaires. Quant à elles, les petites organisations peuvent confier la responsabilité de la sécurité des documents à l'administrateur principal ou à une personne occupant un poste de responsabilité. Quel que soit le mode d'affectation de la responsabilité de la gestion des documents, ce mode doit être documenté et la personne en cause doit recevoir une formation appropriée à cet égard. Sécurité et caractère confidentiel des documents art. 60 de la LAIPVP / art. 47 de la LAIMPVP art. 3 du Règl. de l'Ont. 460 de la LAIPVP / art. 3 du Règl. de l'Ont. 823 Des règlements peuvent être pris pour exiger des garanties d'ordre administratif, technique et matériel et en fixer les normes, afin d'assurer la protection et le caractère confidentiel des documents et des renseignements personnels dont une institution a le contrôle. L'article 3 du Règlement de l'Ontario 460 et l'article 3 du Règlement de l'Ontario 823 exigent que des mesures soient prises pour interdire tout accès non autorisé aux documents de l'institution et empêcher leur destruction ou leur endommagement par inadvertance. Les deux règlements s'appliquent aux questions d'accès et de sécurité dans l'administration ordinaire des documents de l'institution, et non à l'accès aux documents à la suite d'une demande présentée aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP. La personne responsable d'une institution veille à ce que seuls les particuliers qui ont besoin d'un document dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions y aient accès. Dans la plupart des cas, l'institution détermine les membres du personnel qui ont besoin d'avoir accès à une catégorie ou à un ensemble donné de documents dans l'exercice de leurs fonctions et prend les mesures nécessaires pour que seules ces personnes aient accès à ces documents.Si des documents sont détruits par inadvertance avant la date fixée
pour leur disposition dans le calendrier de conservation, les auteurs
de demande d'accès ne peuvent exercer leur droit d'accès à ces documents.
La personne responsable doit donc prendre toutes les mesures raisonnables
pour empêcher que les documents de l'institution soient détruits par
inadvertance. Lorsqu'elle établit ces mesures raisonnables, la personne responsable tient compte de tous les facteurs pertinents, dont les suivants :
Même si les mesures que les institutions prennent pour empêcher la destruction de documents par inadvertance varient d'une institution à l'autre, certaines mesures s'appliquent à toutes :
L'institution doit documenter les mesures prises pour empêcher la destruction de documents par inadvertance. Définition
des exigences en matière de sécurité Avant de prendre des mesures pour empêcher tout accès non autorisé à ses documents, l'institution détermine les niveaux d'accès applicables aux documents. Cette détermination se fait ordinairement en fonction des catégories de documents, mais il peut être nécessaire, à l'occasion, de fixer des niveaux d'accès particuliers à l'égard d'un document ou d'un dossier donné. L'établissement des niveaux d'accès doit aussi tenir compte du degré de sécurité applicable aux renseignements les plus délicats compris dans la catégorie visée. Il importe de prendre en considération tous les facteurs pertinents lorsqu'on étudie la question de l'accès contrôlé à des documents et d'examiner la portée et l'envergure des contrôles prévus. On doit, notamment, tenir compte de ce qui suit :
Lorsqu'elle élabore des mesures de sécurité, la personne responsable doit opposer le coût et la complexité des mesures à tout préjudice pouvant résulter d'un accès non autorisé. Les mesures de sécurité doivent être appropriées à la nature du document en question et au niveau de sécurité requis. Les mesures de sécurité applicables aux documents sur papier comprennent notamment :
Sécurité de la technologie de l'information Le Conseil de gestion du gouvernement a adopté à l'égard des institutions visées par la LAIPVP une directive en matière de sécurité de la technologie de l'information. Cette directive vise les fins suivantes :
Cette directive s'applique à tous les ministères et à tous les organismes énumérés à l'Annexe 1, sauf en cas d'exceptions prévues dans un protocole d'entente. La directive vise ce qui suit :
Remarque : Un manuel du gestionnaire sur la sécurité de la technologie de l'information a été publié afin de faciliter la mise en œuvre de cette directive. Toutes les institutions doivent tenir compte des facteurs suivants qui s'appliquent à l'accès contrôlé aux documents et à la nature et à l'étendue des contrôles prévus :
Divulgation courante/Dissémination active (DC/DA) Les concepts de DC/DA sont des concepts distincts qui facilitent tous les deux un plus grand accès aux renseignements gouvernementaux. On parle de divulgation courante lorsqu'une demande d'accès à un document général est ordinairement accueillie, qu'elle soit présentée dans le cadre ou hors du cadre du processus officiel d'accès prescrit par la LAIPVP / LAIMPVP. Quant à elle, la dissémination active s'applique à la diffusion périodique de renseignements ou de documents (sans demande) conformément à une stratégie particulière de divulgation de renseignements. Ces deux processus permettent à l'institution de garantir un accès plus facile, plus rapide et plus économique aux documents. Le paragraphe 63 (1) de la LAIPVP et le paragraphe 50 (1) de la LAIMPVP prévoient la divulgation de renseignements hors du processus formel d'accès (p. ex. en cas de demandes verbales ou même en l'absence de demandes), même si cela n'est pas expressément prescrit dans les deux lois. Le commissaire et le SCG ont conjointement publié deux documents qui
comprennent des conseils sur les mécanismes d'amélioration de l'accès
aux renseignements gouvernementaux grâce aux processus de DC/DA, ainsi
que des exemples. On peut se procurer ces documents auprès du commissaire.
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