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 BDGIPVP |
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(Dernière mise à jour de cette page : le 9 avril 1998) Le présent chapitre porte sur les thème suivants : Banque de renseignements personnels Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée Exceptions : obligatoires et discrétionnaires Rôle du ministre responsable et du Secrétariat du Conseil de gestion art. 1 de la LAIPVP / art. 1 de la LAIMPVP La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) stipulent toutes les deux que les particuliers jouissent d'un droit d'accès à certains documents et à certains renseignements personnels dont les institutions assujetties à ces deux lois ont la garde ou le contrôle. Les deux lois ont pour objet : a) de procurer un droit d'accès à l'information régie par une institution conformément aux principes suivants : l'information doit être accessible au public, les exceptions au droit d'accès doivent être limitées et précises, les décisions relatives à la divulgation de l'information régie par une institution devraient faire l'objet d'un examen indépendant de cette institution; b) de protéger la vie privée des particuliers que concernent les renseignements personnels détenus par une institution et d'accorder à ces particuliers un droit d'accès à ces renseignements.
La LAIPVP est entrée en vigueur le 1er janvier 1988 et la LAIMPVP a été promulguée trois ans plus tard, le 1er janvier 1991. Les deux lois comprennent quatre parties semblables. La LAIPVP comporte une partie supplémentaire au début qui porte sur les questions administratives et qui s'applique tant à la LAIPVP qu'à la LAIMPVP. Les parties sont les suivantes : LAIPVP - Partie I : Application de la Loi. Cette partie traite des questions administratives relatives au ministre responsable et au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée (le «commissaire»). LAIPVP - Partie II / LAIMPVP - Partie I : Accès à l'information. Cette partie porte sur le droit d'accès aux documents, les exceptions prévues, la procédure d'accès, et la publication et l'accessibilité de l'information afin de faciliter le repérage des documents que détiennent les pouvoirs publics. LAIPVP - Partie III / LAIMPVP - Partie II : Protection de la vie privée. Cette partie vise, d'une part, la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels et, d'autre part, les banques de renseignements personnels. Elle traite aussi du droit d'un particulier d'avoir accès aux renseignements personnels qui le concernent et de demander la rectification de ces renseignements. LAIPVP - Partie IV / LAIMPVP - Partie III : Appel. Cette partie concerne le droit d'appel et les modalités d'appel d'une décision d'une institution. LAIPVP - Partie V / LAIMPVP - Partie IV : Dispositions générales. Cette partie traite de questions d'ordre général, comme l'imposition de droits, les infractions, les règlements et les attributions du commissaire.
art. 10, 63, 64, 65, 69 et 70 de la LAIPVP / art. 4, 50, 51 et 52 de la LAIMPVP art. 5 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 5 du Règl. de l'Ont. 823, Règl. de l'Ont. 372/91
La LAIPVP et la LAIMPVP s'appliquent toutes les deux au document dont une institution a le contrôle ou la garde, que celui-ci ait été créé avant ou après l'entrée en vigueur de ces deux lois. La LAIPVP lie la Couronne.
les documents déposés à titre de dons de particuliers aux Archives publiques de l'Ontario (LAIPVP) ou les documents d'une institution déposés par une personne ou une organisation autre qu'une institution, ou pour leur compte (institutions assujetties à la LAIMPVP). Sont compris les dons de manuscrits et de lettres de particuliers; les documents visés par le régime de divulgation prévu à la Loi sur les jeunes contrevenants; dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP : les documents concernant un malade qui se trouve dans un établissement psychiatrique au sens de l'article 1 de la Loi sur la santé mentale, si ce document constitue un dossier clinique au sens du paragraphe 35 (1) de la Loi sur la santé mentale ou bien comporte des renseignements qui concernent les antécédents, l'évaluation, le diagnostic, l'observation, l'examen, ou le traitement du malade, ou les soins qui lui sont prodigués; dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP : les documents relatifs aux écoutes électroniques dont traite le Code criminel; dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP : les notes préparées pour l'usage personnel du président d'un tribunal (par. 65 (3)); dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP / LAIMPVP : les questions liées aux relations de travail ou à l'emploi comme le décrivent les paragraphes 65 (6) et (7) de la LAIPVP et les paragraphes 52 (3) et (4) de la LAIMPVP. La LAIPVP et la LAIMPVP n'imposent aucune restriction quant aux renseignements
auxquels une partie à un litige peut avoir autrement droit.
Si une institution est tenue de produire des preuves documentaires
conformément aux règles d'un tribunal, les exceptions
que prévoient les deux lois ne s'appliquent pas. La LAIPVP et la LAIMPVP sont des lois d'accès général à l'information que doivent mettre en œuvre toutes les institutions, y compris les tribunaux administratifs classés comme «institutions» aux termes de ces lois. Elles ne portent pas atteinte au droit d'accès à l'information que prévoient les règles de justice naturelle ou de procédure. Par exemple, elles n'ont aucune incidence sur le pouvoir d'un tribunal administratif ou judiciaire d'assigner à comparaître des témoins ou d'exiger la production d'un document. Il n'est pas nécessaire que toutes les demandes de renseignements soient présentées aux termes de la LAIPVP / LAIMPVP. Des renseignements peuvent être fournis à la suite d'une demande verbale ou même en l'absence d'une demande, si l'institution peut donner accès à cette information aux termes des deux lois susmentionnées. Ces lois ne doivent pas être appliquées de façon à entraver l'accès à des renseignements (sauf des renseignements personnels) qui étaient disponibles par coutume ou règle habituelle avant l'entrée en vigueur des lois. art. 2 de la LAIPVP / art. 2 de la LAIMPVP Les termes qui apparaissent en vert figurent dans les lois. Les autres ont été définis à partir d'autres sources, dont les ordonnances du commissaire. Les définitions tirées de la Loi comprennent le numéro de l'article pertinent. Le document Annotation, publié par le Bureau central de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée, facilite l'interprétation des dispositions législatives relatives à l'accès aux documents que détiennent le gouvernement provincial et les municipalités et à la protection de la vie privée. Les points saillants de ce document sont l'interprétation, par le Bureau, des rapports sur les ordonnances et les enquêtes du commissaire et les révisions judiciaires des tribunaux. Banque de renseignements personnels art. 44 et 45 de la LAIPVP / art. 34 de la LAIMPVP Une banque de renseignements personnels est une compilation de renseignements personnels organisés pouvant être récupérés à partir du nom d'un particulier ou d'un autre identificateur. La compilation de renseignements personnels dont une institution a
la garde ou le contrôle constitue une banque de renseignements
personnels si elle possède les caractéristiques suivantes : elle comprend des renseignements personnels; les renseignements qui y figurent sont une compilation de renseignements semblables ou similaires relatifs à des particuliers; les renseignements sont rattachés à un particulier identifiable; les renseignements peuvent être récupérés à partir du nom du particulier ou d'un autre symbole d'identification (comme un numéro d'identification de client). Exemple : Le registre des prêts d'une bibliothèque publique qui comprend les nom, adresse et dossier de prêts des clients constitue une banque de renseignements personnels.
Ordinairement, une banque de renseignements personnels sert à d'importantes fonctions administratives ou opérationnelles ainsi qu'à la prise de décisions touchant les particuliers figurant dans la banque. Un certain nombre de banques de renseignements personnels peuvent n'appuyer qu'une seule fonction. Les institutions possèdent souvent des compilations de documents qui contiennent certains renseignements personnels, mais qui ne répondent pas aux critères d'une banque de renseignements personnels (p. ex. dossiers de bons de commande ou correspondance générale). La Loi n'exige pas qu'une institution systématise les renseignements personnels qu'elle possède déjà en banques de renseignements personnels. L'institution doit préciser et décrire les compilations de renseignements personnels qui répondent aux caractéristiques d'une banque de renseignements personnels (voir ci-dessus). Règle générale, les particuliers possèdent un droit d'accès aux renseignements consignés à leur sujet dans les banques de renseignements personnels d'une institution. Ces descriptions doivent être mises à la disposition des particuliers pour qu'ils puissent exercer leur droit de protection à la vie privée. Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée (Commissaire) art. 4, 5, 6, 7, 8, 9, 50, 51, 52, 54, 55, 56, 58, 59 et 61 de la LAIPVP / art. 39, 40, 41, 43, 44, 46 et 48 de la LAIMPVP Le commissaire est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil. Il est un agent de l'Assemblée et est indépendant du gouvernement. Le commissaire entend les appels des décisions des personnes responsables des institutions, rend des ordonnances exécutoires, mène des enquêtes sur les atteintes au droit à la vie privée et possède certains pouvoirs relatifs à la protection de la vie privée. Le Chapitre 7 (Appels et observation de la loi) traite du rôle du commissaire. Pouvoir de prendre une décision relativement à l'utilisation ou à la divulgation du document. art. 27.1 de la LAIPVP / art. 20.1 de la LAIMPVP art. 5.1 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 5.1 du Règl. de l'Ont. 823 Une institution n'est pas tenue de donner suite à une demande qu'elle considère frivole ou vexatoire. Si l'auteur d'une demande interjette appel de la décision de l'institution, celle-ci doit présenter des preuves selon lesquelles la demande est frivole ou vexatoire ou les deux. Le commissaire décide alors si la décision de l'institution est raisonnable. Les règlements stipulent qu'une demande d'accès est frivole ou vexatoire si elle reflète une conduite qui aboutit à un abus du droit d'accès ou entrave les activités de l'institution. Voici des exemples de la signification du terme «abus» dans le contexte juridique : une instance judiciaire est intentée sans motif raisonnable; une instance ne comporte pas un but légitime et vise plutôt à harceler ou à atteindre un objectif qui n'est pas lié à l'acte de procédure utilisé; les situations où un acte de procédure est utilisé plus d'une fois à l'égard d'une question dont on a déjà traité. En outre, les règlements prévoient qu'une demande est frivole ou vexatoire si elle est faite de mauvaise foi. La mauvaise foi ne suppose pas simplement un mauvais jugement ou un cas de négligence, mais également le fait de causer délibérément un préjudice en raison d'un but malhonnête. La mauvaise foi suppose que l'auteur de la demande méprise le processus d'accès et ne le considère pas comme un moyen valide d'obtenir de l'information, et qu'il a bien réfléchi au préjudice causé. Dispense d'avis par. 39 (2) de la LAIPVP / al. 29 (3) b) de la LAIMPVP Lettre que signe le ministre responsable de la LAIPVP / LAIMPVP et qui dispense une institution de donner avis de la collecte de renseignements dans des cas bien précis. art. 2 de la LAIPVP / art. 2 de la LAIMPVP Écrit qui reproduit des renseignements sans égard à leur mode de transcription, que ce soit sous forme imprimée, sur film, au moyen de dispositifs électroniques ou autrement. S'entend en outre :
a) de la correspondance, des notes, livres, plans, cartes, dessins, diagrammes, illustrations ou graphiques, photographies, films, microfilms, enregistrements sonores, bandes magnétoscopiques, documents lisibles par machine, de tout autre matériel documentaire sans égard à leur forme ou à leurs caractéristiques et de toute reproduction de ces éléments d'information, b) sous réserve des règlements, du document qui n'a pas pris forme mais qui peut être constitué au moyen de matériel et de logiciel informatiques ou d'autre matériel de stockage de données, ainsi que des connaissances techniques normalement utilisées par une institution, à partir de documents lisibles par machine que celle-ci a en sa possession. La définition d'un document est très générale et englobe pratiquement toutes les formes de renseignements qu'une institution détient sans égard à leur mode de transcription. La définition ne se limite pas aux documents physiques, mais comprend également les documents qui peuvent être constitués à partir des données existant déjà dans une banque informatique. Même les messages envoyés par courrier électronique sont considérés comme des documents. Pour un complément d'information sur les documents informatiques, prière de lire la définition de «document lisible par machine» ci-dessous. Les notes manuscrites ou autres apparaissant sur un document font partie de ce document. Les copies de travail et versions préliminaires de rapports et de lettres constituent elles aussi des documents. art. 2 et 60 de la LAIPVP / art. 2 et 47 de la LAIMPVP vart. 2 du Règl. de l'Ont. 460 / art. 1 du Règl. de l'Ont. 823 La Loi confère à l'auteur d'une demande de renseignements qui ne peuvent être extraits à l'heure actuelle d'une façon que l'auteur trouve utile, mais qui peuvent être préparés à partir d'un format lisible par machine, un droit d'accès, sous réserve des règlements, aux renseignements qui répondent à tout ou partie de sa demande. Si la préparation d'un document à partir d'un format lisible par machine entravera abusivement les activités normales de l'institution, le document lisible par machine n'est pas compris dans la définition d'un document telle qu'elle est énoncée ci-dessus. On entend par entrave abusive les cas où l'institution devrait modifier ou arrêter ses activités normales pour préparer le document ou les cas où les coûts de préparation du document rendraient l'institution incapable de faire face à ses autres obligations. Les règlements comprennent un complément d'information. La LAIPVP et la LAIMPVP comprennent deux genres d'exceptions. En cas d'exception obligatoire, la personne responsable d'une institution doit refuser de divulguer un document. Les exceptions obligatoires commencent généralement comme suit : «La personne responsable refuse de divulguer...». La LAIPVP comporte trois exceptions obligatoires : art. 12 (Documents du Conseil exécutif), art. 17 (Renseignements de tiers) et art. 21 (Vie privée). La LAIMPVP prévoit trois exceptions obligatoires : art. 9 (Rapports avec des gouvernements), art. 10 (Renseignements de tiers) et art. 14 (Vie privée). Si une exception obligatoire existe, la personne responsable doit déterminer s'il existe ou s'il pourrait exister des faits qui interdisent la divulgation du document demandé. Si des motifs justifiant une exception obligatoire existent, la personne responsable doit refuser l'accès aux renseignements demandés sauf si la nécessité manifeste de divulguer le document dans l'intérêt public l'emporte sur la fin visée par l'exception (p. ex. art. 21 de la LAIPVP / art. 14 de la LAIMPVP). Le principe de la primauté de l'intérêt public ne s'applique pas aux articles 12, 14, 16, 19 et 22 de la LAIPVP, ni aux articles 6, 8, 12 et 15 de la LAIMPVP. Toutes les autres exceptions sont des exceptions discrétionnaires. La personne responsable peut donc divulguer un document malgré l'existence de l'exception. L'exception discrétionnaire est ordinairement formulée comme suit : «La personne responsable peut refuser de divulguer...». Les deux lois prévoient un mécanisme en deux temps afin de déterminer l'application d'une exception discrétionnaire. Premièrement, la personne responsable doit déterminer s'il existe ou s'il pourrait exister des faits qui interdisent la divulgation du document. Deuxièmement, elle doit décider si elle accepte de divulguer le document, malgré l'existence de motifs justifiant l'exception. Si elle décide de divulguer des renseignements visés par une exception, la personne responsable exerce alors son pouvoir discrétionnaire. Exécution de la loi S'entend : a) du maintien de l'ordre, b) des enquêtes ou inspections qui aboutissent ou peuvent aboutir à des instances devant les tribunaux judiciaires ou administratifs, si ceux-ci peuvent imposer une peine ou une sanction à l'issue de ces instances, c) du déroulement des instances visées à l'alinéa b).
Cette définition comprend trois volets. L'alinéa a)
traite des activités de la police, notamment des enquêtes
menées et des poursuites intentées relativement à des
infractions, de la collecte et de l'analyse de renseignements sur la
criminalité, de la prévention du crime, du respect de
la loi et du maintien de l'ordre, et de la prestation de services de
sécurité et de protection. Il ne s'applique pas aux enquêtes
internes en matière d'emploi menées par suite de la rupture
d'un contrat. L'alinéa b) de la définition comprend les activités qu'exerce une institution pour assurer le respect de normes ou l'exercice des fonctions et responsabilités énoncées dans une loi ou un règlement. De nombreuses institutions ont mis sur pied un service chargé de l'exécution des lois qu'elles appliquent. Dans cet alinéa, les mots «qui aboutissent ou peuvent aboutir» indiquent que les inspections et les enquêtes peuvent faire partie des activités d'«exécution de la loi», même si elles n'aboutissent pas à une instance devant un tribunal judiciaire ou administratif. Exemple :
L'enquête menée pour déterminer si une infraction
a été commise à la Loi sur la protection de
l'environnement ou à un règlement municipal peut
révéler qu'il n'existe pas suffisamment de preuves et
que, par conséquent, aucune accusation ne peut être portée.
L'enquête entre cependant dans le cadre de la définition
d'«exécution de la loi». L'alinéa b) renvoie à une instance à l'issue de laquelle «une peine ou une sanction» peut être imposée. Sont compris l'imposition d'une peine d'emprisonnement ou d'une amende, la révocation d'un permis et la délivrance d'une ordonnance enjoignant à une personne de cesser une activité. Une poursuite civile visant des dommages pécuniaires ou le recouvrement d'une dette, tout comme les enquêtes internes en matière d'emploi si un tribunal administratif pourrait entendre la cause seulement à la demande de l'employé, n'est pas incluse. Le volet c) de la définition renvoie à la tenue réelle de poursuites devant un tribunal judiciaire ou administratif.
Exemple : Les poursuites intentées relativement à une infraction au Code criminel, les enquêtes menées aux termes du Code des droits de la personne et la tenue d'une audience devant un tribunal de réglementation comme la Commission ontarienne des valeurs mobilières ou le surintendant des assurances sont incluses.
Surveillance et conservation, même en lieu sûr, d'un document à une
fin légitime. Même si la possession matérielle
d'un document ne signifie pas toujours que le possesseur en a la garde,
elle constitue néanmoins la meilleure preuve de la garde de
ce document. Dans l'ordonnance no 120, le commissaire a énoncé 10 facteurs dont on doit tenir compte pour déterminer qui a le contrôle ou la garde d'un document. Ces facteurs figurent à l'article 10/4 des Annotation sous la rubrique «Custody or Control». art. 2 de la LAIPVP / art. 2 de la LAIMPVP La LAIPVP définit une «institution» comme suit : a) un ministère du gouvernement de l'Ontario, b) un organisme, un conseil, une commission, une personne morale ou une autre entité désignés comme institution dans les règlements.
Quant à elle, la LAIMPVP définit l'«institution» en trois composantes : a) une municipalité, notamment une municipalité régionale,
de communauté urbaine ou de district, ou le comté d'Oxford, Chaque municipalité (village, ville, canton, comté et
municipalité régionale et de district) est une institution
distincte pour l'application de la Loi. Les organismes suivants sont considérés comme faisant partie d'une municipalité : les commissions de contrôle, les comités de fonds d'amortissement, les comités d'inspection des clôtures, les cours de réformation, les comités consultatifs d'aménagement, les comités de normes des propriétés, les commissions de cimetières, les comités de dérogation, les comités de morcellement des terres, les offices de stationnement, les commissions de parcs, les commissions de centres sportifs, les commissions de loisirs et les autres organismes dont tous les membres ou dirigeants sont nommés par le conseil. Exemple : Le conseil de gestion d'une zone d'amélioration commerciale est considéré comme faisant partie de la municipalité parce que tous ses membres sont nommés par le conseil municipal. Si seuls quelques membres d'un organisme, d'un conseil ou d'une commission sont nommés par l'institution municipale, l'organisme, le conseil ou la commission n'est pas considéré comme faisant partie de la municipalité pour l'application de la Loi. Exemple : Une société de logement à but non lucratif n'est pas une institution aux termes de la Loi si certains de ses membres sont nommés par des groupes communautaires et non par la municipalité. b) un conseil scolaire, une commission de services publics, une commission hydroélectrique, une commission de transport, une commission de voirie de banlieue, un conseil d'une bibliothèque publique, un conseil de santé, une commission de police, un office de protection de la nature, un conseil d'administration de district de l'aide sociale, une régie locale des services publics, un conseil de planification, une régie des routes locales, un village partiellement autonome ou un comité ou un conseil de gestion conjoints créés en vertu de la Loi sur les municipalités, Ces institutions, dont certaines sont étroitement liées aux municipalités, sont désignées comme institutions distinctes pour l'application de la Loi. c) un organisme, un conseil, une commission, une personne
morale ou une autre entité désignés comme institution
dans les règlements. D'autres organismes peuvent être prescrits comme institutions distinctes pour l'application de la Loi. Exemple : Une municipalité peut mettre sur pied, aux termes d'une loi d'intérêt privé, une personne morale qui assure le fonctionnement d'un centre de congrès. Ce centre constitue une entité autonome même si la municipalité en est propriétaire. Dans ce cas, il peut être approprié que le centre soit désigné dans un règlement comme institution distincte pour l'application de la Loi (p. ex. «The Hamilton Entertainment and Convention Facilities Inc.»). Intérêt du grand public, et non seulement d'un particulier ou d'un groupe de particuliers. Cet intérêt peut être pécuniaire ou toucher des droits ou responsabilités juridiques. Il peut s'agir d'un intérêt concernant la santé ou la sécurité du public ou d'un intérêt visant le maintien de la confiance que la population a dans le gouvernement ou l'administration d'une institution.
Exemple : Un manquement à la sécurité dans le cadre de l'exercice de fonctions délicates au sein du gouvernement peut soulever de graves questions relativement à l'origine de l'incident et aux circonstances qui l'entourent. Si les renseignements figurant dans un document peuvent renseigner le public d'une façon quelconque sur l'incident de sorte qu'il puisse, compte tenu de ces renseignements et des données qu'il possède déjà, se faire une opinion ou faire des choix politiques, il peut être dans l'intérêt public de divulguer ces renseignements. Personne physique et non personne morale (voir aussi la définition
de «Personne»). Aux termes de l'article 66 de la LAIPVP / article 54 de la LAIMPVP, les droits et pouvoirs conférés à un particulier par la présente loi peuvent être exercés par : a) son représentant successoral, dans le cas du particulier décédé, si l'exercice de ce droit ou du pouvoir est relié à l'administration de sa succession, b) son procureur constitué en vertu d'une procuration perpétuelle, son procureur constitué en vertu d'une procuration relative au soin de la personne, le tuteur à sa personne ou le tuteur à ses biens,
c) la personne qui a la garde légitime du particulier, si celui-ci est âgé de moins de seize ans. Le représentant successoral visé à l'alinéa a) est l'exécuteur nommé dans le testament ou, en l'absence de testament, l'administrateur nommé par le tribunal pour administrer la succession de la personne décédée. Pour que le représentant successoral d'une personne décédée exerce un droit ou un pouvoir du défunt, il faut que l'exercice de ce droit ou de ce pouvoir soit relié à l'administration de la succession. Par conséquent, les droits du représentant successoral sont plus restreints que ceux dont aurait joui la personne décédée de son vivant. À l'alinéa b), le tribunal peut nommer un tuteur à l'égard de la personne qui est incapable de gérer ses affaires ou de prendre des décisions relativement aux soins qui lui sont prodigués. En outre, le tuteur et curateur public peut devenir le tuteur juridique d'une personne aux termes de la Loi sur la santé mentale et de la Loi sur la prise de décisions au nom d'autrui. À l'alinéa c), le commissaire a statué que les droits que la LAIPVP / LAIMPVP confère à la personne qui a la garde légitime d'un enfant ne sont pas absolus. Par exemple, elle ne peut exercer ces droits pour avoir accès à des documents à des fins personnelles, si elles sont différentes de celles de l'enfant. Les droits ou pouvoirs qui peuvent être exercés au nom d'un particulier comprennent le droit de faire une demande d'accès à un document, le droit de consentir à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels aux termes de l'alinéa 21 (1) a), 41 a) et 42 b) de la LAIPVP / alinéa 14 (1) a), 31 a) et 32 b) de la LAIMPVP, et le droit d'autoriser la collecte de renseignements personnels selon un autre mode que la collecte directe auprès du particulier conformément à l'alinéa 39 (1) a) de la LAIPVP / alinéa 29 (1) a) de la LAIMPVP. Particulier et organisation comme une entité commerciale ou une association. art. 2 de la LAIPVP / art. 2 de la LAIMPVP La LAIPVP prévoit que la «personne responsable» s'entend : a) du ministre de la Couronne qui dirige un ministère, dans le cas d'un ministère,
b) de la personne désignée dans les règlements comme personne responsable, dans le cas d'une autre institution. Dans le cas des institutions assujetties à la LAIPVP, à l'exception des ministères (comme les organismes énumérés dans les règlements), le ministre responsable de chaque institution est réputé la personne responsable de l'institution, sauf si le règlement désigne une autre personne. La LAIMPVP prévoit, quant à elle, que la «personne responsable» s'entend :
c) à l'égard d'une institution, du particulier ou de l'organisme qui est désigné en cette qualité en vertu de l'article 3. Le Chapitre 2 (Application de la Loi) traite en détail du choix de la personne morale dans le cas des institutions assujetties à la LAIMPVP. Relations de travail Relations qui existent entre un employeur et ses employés. (Le Chapitre 5 sur la protection de la vie privée traite des documents relatifs aux relations de travail et à l'emploi.) art.2 de la LAIPVP / art. 2 de la LAIMPVP Renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S'entend notamment : a) des renseignements concernant la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial ou familial de celui-ci, b) des renseignements concernant l'éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière,
c) d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'un autre signe individuel qui lui est attribué, d) de l'adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier, e) de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s'ils se rapportent à un autre particulier, f) de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d'en révéler le contenu, g) des opinions et des points de vue d'une autre personne au sujet de ce particulier, Les renseignements personnels doivent se rapporter à un particulier qui peut être identifié; toutefois, il n'est pas nécessaire que le nom du particulier soit rattaché aux renseignements pour que ceux-ci soient considérés comme renseignements personnels. La description physique d'une personne ou sa photographie, si elle est rattachée à d'autres renseignements personnels relatifs à cette personne, constitue un renseignement personnel même si le nom de la personne n'est jamais mentionné. En effet, le particulier est «identifiable» et tous les types de renseignements décrits ci-dessus représentent des renseignements personnels qui s'appliquent à lui. Règle générale, les renseignements sur une propriété ou
une adresse municipale donnée, comme l'évaluation de
la valeur marchande, la consommation d'électricité ou
les données figurant sur un permis de construire, ne sont pas
considérés comme des renseignements personnels. Cependant,
les documents renfermant des renseignements sur un bien immobilier
peuvent aussi comprendre le nom d'un particulier de même que
divers renseignements personnels, comme son numéro de téléphone à la
maison. Il faut veiller à ce que la divulgation des renseignements
personnels soit conforme aux dispositions de la Loi en matière
de protection de la vie privée (le Chapitre
5 traite de la divulgation de renseignements personnels). Le nom tout seul d'un particulier ne constitue pas un renseignement personnel. Pour être un renseignement personnel au sens de la Loi, le nom doit être rattaché à d'autres renseignements personnels au sens de l'article 2. Exemple : Le nom d'un particulier qui figure dans les dossiers d'un bureau de services sociaux constitue un renseignement personnel, car sa présence dans les dossiers peut indiquer que la personne a reçu ou reçoit actuellement des prestations d'aide sociale. Dans les textes législatifs, le terme «personne» peut renvoyer tant à des personnes physiques qu'à des personnes morales, comme des entités commerciales, des organisations et des associations. Par contre, le terme «particulier», utilisé dans le contexte de la protection du droit à la vie privée reconnu par la LAIPVP et la LAIMPVP, n'englobe pas les entreprises à propriétaire unique, les sociétés en nom collectif ou en commandite, les associations non dotées de la personnalité morale, les compagnies, les syndicats, les bureaux d'avocats ou les noms des dirigeants d'une personne morale qui agissent à titre officiel. Néanmoins, les documents des entreprises à propriétaire unique et d'autres petites entreprises, comme les sociétés en nom collectif, peuvent comprendre des renseignements sur des entités commerciales qui constituent aussi des renseignements personnels sur un ou des particuliers. Exemple : Dans une entreprise à propriétaire unique ou une entreprise familiale, les finances d'un particulier peuvent être pratiquement indissociables de celles de l'entreprise. Dans ce cas, les renseignements dont une institution a la garde ou le contrôle sont assujettis aux dispositions de la Loi en matière de protection de la vie privée. La correspondance qu'envoie le représentant d'un groupe ou d'une association à une institution ne constitue pas un renseignement personnel relatif à l'auteur de la lettre si : 1) la lettre envoyée à l'institution est rédigée sur le papier à en-tête de l'organisation, et 2) elle est signée par l'auteur en sa qualité de porte-parole de l'organisation. Toutefois, les renseignements relatifs à des particuliers qui agissent à titre officiel ou dans le cadre de leurs fonctions deviennent des renseignements personnels si ces particuliers sont touchés à titre de simples particuliers. Exemple : Les dépositions d'agents d'exécution de la loi qui ont été physiquement agressés dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions peuvent contenir des renseignements personnels. Les renseignements personnels comprennent aussi les opinions et les points de vue. Exemple : Si A exprime une opinion sur B, cette opinion fait partie des renseignements personnels visant B. D'autres points de vue ou opinions qui ne concernent aucun particulier représentent néanmoins des renseignements personnels relatifs au particulier qui les a exprimés. Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements relatifs à un particulier décédé depuis plus de 30 ans (par. 2 (2)). La définition de renseignements personnels aux termes de la Loi renvoie aux renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Aux fins de la réglementation de la collecte de renseignements personnels aux termes des dispositions de la Loi en matière de protection de la vie privée, les renseignements personnels comprennent les renseignements personnels recueillis oralement pour le compte d'une institution. Le Chapitre 5 approfondit cette question. art. 32, 33, 35 et 45 de la LAIPVP / art. 25 et 34 de la LAIMPVP Publication qui répertorie, à l'égard des institutions assujetties à la LAIPVP : a) les renseignements sur les catégories générales ou les genres de documents et de manuels que maintiennent les institutions; b) les banques de renseignements personnels que maintiennent les institutions. Chaque institution assujettie à la LAIMPVP est tenue de mettre des renseignements similaires à la disposition du public pour examen. art. 31 de la LAIPVP / art. 24 de la LAIMPVP Compilation de toutes les institutions assujetties aux lois, avec
des renseignements sur l'endroit où doit être présentée
la demande d'accès à un document et l'existence ou non
d'une bibliothèque ou d'une salle de lecture accessible au public,
avec l'adresse de celle-ci, le cas échéant. Rôle du ministre responsable et du Secrétariat du Conseil de gestion Ministre responsable : le ministre de la Couronne nommé par décret du lieutenant-gouverneur en conseil aux termes de l'article 3 (paragraphe 2 (1) de la LAIPVP). Le ministre responsable est le président du Conseil de gestion
du gouvernement. Le Bureau central de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée du Secrétariat du Conseil de gestion appuie les activités du président du Conseil de gestion en sa qualité de ministre responsable de la LAIPVP / LAIMPVP. Il aide les institutions assujetties aux deux lois et fournit des services de formation et des conseils en matière de programmes d'action et de nature opérationnelle. Personne dont les intérêts peuvent être touchés par la divulgation de renseignements, à l'exception de la personne qui présente la demande d'accès à des renseignements ou de l'institution. Si la tierce partie est un particulier, ses droits peuvent être exercés, dans certains cas, par une autre personne. Voir la définition de «Particulier». Emploi des renseignements personnels (utiliser ou employer des renseignements ou s'en servir). |
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