|
 
|
 |
|||||||
|
|||||||
| Acceuil | Les lois | Règlements | Répertoire des documents | Répertoire des institutions | | |||||||
 BDGIPVP |
 |
1. Avis à l'auteur de la demande
2. Avis à l'institution à laquelle une demande est transférée ou acheminée 3. Avis de prorogation de délai 4. Estimation du montant des droits/Décision provisoire concernant la divulgation de renseignements 7. Avis à l'auteur de la demande si une tierce partie est concernée 9. Avis à l'auteur de la demande concernant une décision en matière d'accès à des documents
11. Renseignements supplémentaires si des appels sont probables Le Chapitre 3 (Procédures d'accès) traite de façon détaillée des avis devant être communiqués lors du traitement d'une demande. # 1 Avis à l'auteur de la demande [Date] Numéro de dossier [#] [Nom et adresse de l'auteur de la demande] Madame / Monsieur, Nous vous remercions de la demande d'accès à des documents que vous avez présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) et que nous avons reçue le [inscrire la date], et de l'acquittement des frais d'ouverture de dossier de 5,00 $. Vous avez demandé accès à ce qui suit : Malheureusement, votre demande n'est pas suffisamment détaillée pour que nous puissions identifier le ou les documents demandés. Nous vous prions de nous fournir les détails suivants pour que nous puissions commencer à traiter votre demande : [donner les précisions utiles] Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions ou de vous aider à éclaircir ou à reformuler votre demande. Si vous ne donnez pas suite à notre demande de précisions dans les 30 jours de la date de la présente lettre, nous serons dans l'obligation de fermer votre dossier. Option : Transfert/Acheminement de la demande
Les documents que vous recherchez (se trouvent sous la garde ou le contrôle de [nom et adresse de l'autre institution]) OU (intéressent davantage [nom et adresse de l'autre institution]). Conformément à l'article 25 de la LAIPVP / article 18 de la LAIMPVP, nous lui avons (envoyé) OU (acheminé) votre demande d'accès à ces documents [annexer une copie de l'article approprié]. Étant donné que nous ne donnerons pas suite à votre demande, nous vous retournons les droits de 5,00 $ que vous nous avez envoyés. Vous devrez les remettre à l'institution susmentionnée. Vous pouvez interjeter appel de cette décision devant le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont les suivantes : Voir aussi la section Renseignements supplémentaires #11.
REMARQUE : La personne responsable ou le délégué doit aviser le plus tôt possible l'autre institution qu'une demande lui est envoyée ou acheminée. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. p.j. #2 Avis à l'institution à laquelle une demande est transférée ou acheminée [Date] Numéro de dossier[#] [Nom et adresse de l'institution destinataire] Madame / Monsieur, Nous avons reçu la demande d'accès à des documents ci-jointe le [date]. Conformément à l'article 25 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée / article 18 de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, nous vous communiquons cette demande étant donné que nous croyons que les documents en question [se trouvent sous votre garde ou votre contrôle] ou [vous intéressent davantage]. Nous avons renvoyé les frais d'ouverture du dossier à l'auteur de la demande et lui avons demandé de vous les envoyer directement.
Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature du coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée] #3 Avis de prorogation de délai [Date] Numéro de dossier[#] [Nom et adresse de l'auteur de la demande] Madame / Monsieur, Nous vous remercions de la demande d'accès à des documents que vous avez présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) et que nous avons reçue le [inscrire la date], et de l'acquittement des frais d'ouverture de dossier de 5,00 $. Vous avez demandé accès à ce qui suit : [donner les précisions utiles sur les documents demandés] La Loi stipule que les institutions disposent normalement de 30 jours civils pour répondre aux demandes d'accès à des documents. Cependant, l'article 27 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée / article 20 de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée prévoit la prorogation de ce délai dans certaines circonstances. Le délai fixé pour donner suite à votre demande a été reporté de [inscrire le nombre] jours et fixé au [inscrire la date]. Le délai a été prorogé pour le motif suivant : [inscrire le motif]. Vous pouvez demander l'examen de notre décision de reporter
ce délai par le commissaire à l'information et à la
protection de la vie privée, dont les coordonnées sont
les suivantes : [inscrire l'adresse du commissaire] Voir aussi la section Renseignements supplémentaires #11. Nous vous invitons à communiquer avec [nom, titre et numéro de téléphone de la personne responsable] si vous avez des questions. Prière de mentionner votre numéro de dossier (voir plus haut) dans toute correspondance ultérieure. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature de la personne responsable ou du délégué] #4 Estimation du montant des droits/Décision provisoire concernant la divulgation de renseignements [Date] Numéro de dossier[#] [Nom et adresse de l'auteur de la demande] Madame / Monsieur, Nous vous remercions de la demande d'accès à des documents [décrire les documents demandés] que vous avez présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) et que nous avons reçue le [inscrire la date]. L'examen préliminaire des documents indique que les droits de traitement de votre demande s'élèveront probablement à [inscrire le montant]. Nous fondons notre estimation des droits sur ce qui suit : [fournir l'explication appropriée]. Comme nous n'avons pas encore procédé à un examen détaillé des documents, nous n'avons pas pris de décision définitive concernant votre demande d'accès, mais il est probable que les exceptions suivantes s'appliqueront [décrire en termes généraux les exceptions susceptibles de s'appliquer]. [ET : Si le montant estimatif des droits est supérieur à 100,00 $] L'article 7 du Règlement 460 / article 7 du Règlement 823 stipule que si l'estimation du montant des droits à payer s'élève à au moins 100,00 $, l'institution peut exiger un acompte égal à 50 pour 100 du montant de l'estimation. Nous ne reprendrons le traitement de votre demande qu'après la réception de [inscrire le montant] $. La Loi précise que la personne responsable peut supprimer en totalité ou en partie les droits exigés si cette mesure s'avère juste et équitable, si le fardeau financier éventuellement imposé sera trop lourd ou si la diffusion du ou des documents aura des effets, favorables ou non, sur la santé et la sécurité publiques. Vous serez peut-être tenu(e) de fournir des preuves pour appuyer votre demande de suppression de droits. Vous devez communiquer le plus tôt possible avec [inscrire le nom de la personne, son titre et son numéro de téléphone] si vous souhaitez demander une suppression de droits. Si vous n'êtes pas d'accord avec un aspect quelconque des droits ou que vous voulez réviser votre demande, nous vous invitons à en discuter d'abord avec nous. Vous pourrez ensuite demander l'examen du montant estimatif des droits par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont les suivantes : [inscrire l'adresse du commissaire] Voir aussi la section Renseignements supplémentaires #11. Nous vous rappelons que vous disposez de 30 jours à partir de la réception de la présente lettre pour demander un examen par le commissaire. Si vous ne présentez pas de demande dans ce délai, nous serons dans l'obligation de fermer votre dossier. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature de la personne responsable ou du délégué] [Date] Numéro de dossier [#]
Madame / Monsieur, Le / La [nom de l'institution] a reçu une demande d'accès à des documents présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) en vue de la divulgation de [décrire de façon détaillée les documents qui concernent la personne intéressée - article 17/10]. Conformément à l'article 28 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée / article 21 de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée, la personne concernée doit avoir l'occasion de faire des observations à la personne responsable de l'institution concernant la divulgation des documents. L'exception relative aux renseignements de tiers ne peut être invoquée que si les trois conditions suivantes sont réunies : les renseignements appartiennent à l'une des catégories précises de renseignements de tiers : secret industriel ou renseignements d'ordre scientifique, technique, commercial, financier ou qui ont trait aux relations de travail; ces renseignements doivent avoir été communiqués à la tierce partie en toute confidence et leur caractère confidentiel doit être implicite ou explicite; la divulgation de ces renseignements aurait pour effet probable, selon le cas : de nuire gravement à votre situation concurrentielle ou de brimer tout droit contractuel que vous possédez, d'interrompre la communication, par votre institution, de ces renseignements ou de renseignements semblables à [nom de l'institution], de causer des pertes ou des profits indus à une personne, à une entreprise ou à une organisation que vous connaissez. L'article 17 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée / article 10 de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée stipule que nous devons divulguer les documents si les conditions ci-dessus ne sont pas réunies. Nous vous demandons donc d'examiner les documents ci-joints. Si vous avez des questions concernant la divulgation de ces documents, n'hésitez pas à communiquer avec nous, par écrit, avant le [inscrire la date] pour nous en faire part. Vous devez fournir des preuves selon lesquelles les documents répondent aux critères énoncés ci-dessus si vous voulez faire valoir votre droit à la non-divulgation de ces documents, en tout ou en partie. Nous vous communiquerons par écrit notre décision concernant la divulgation de ces documents au plus tard le [inscrire la date]. Vous trouverez ci-joint, à titre d'information, un exemplaire des articles 17 et 28 de la LAIPVP / articles 10 et 21 de la LAIMPVP [facultatif]. Nous vous invitons à communiquer avec [nom, titre et numéro de téléphone de la personne responsable] si vous avez des questions. Prière de mentionner votre numéro de dossier (voir plus haut) dans toute correspondance ultérieure. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature de la personne responsable ou du délégué] [Date] Numéro de dossier[#] [Nom et adresse de la personne concernée] Madame / Monsieur, Le / La [nom de l'institution] a reçu une demande présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) en vue de la divulgation de [décrire de façon détaillée les documents qui concernent la personne intéressée]. L'article 28 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée / article 21 de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée stipule que les particuliers doivent avoir l'occasion de faire des observations concernant la divulgation des renseignements personnels qui les concernent à une tierce partie. Votre opinion sur la divulgation de ces documents est la bienvenue. Nous vous prions d'indiquer par écrit si la divulgation des documents ci-joints constituerait une atteinte à votre vie privée. L'article 21 de la LAIPVP / article 14 de la LAIMPVP précise les cas où la divulgation de renseignements personnels peut constituer une atteinte injustifiée à la vie privée. Vous devez nous communiquer votre réponse au plus tard le [inscrire la date]. Vous recevrez par écrit l'avis de notre décision concernant la divulgation de ces documents au plus tard le [inscrire la date]. Vous trouverez ci-joint, à titre d'information, un exemplaire des articles 21 et 28 de la LAIPVP / articles 14 et 21 de la LAIMPVP [facultatif]. Nous vous invitons à communiquer avec [nom, titre et numéro de téléphone de la personne responsable] si vous avez des questions. Prière de mentionner votre numéro de dossier (voir plus haut) dans toute correspondance ultérieure. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature de la personne responsable ou du délégué] #7 Avis à l'auteur de la demande si une tierce partie est concernée [Date] Numéro de dossier[#] [Nom et adresse de l'auteur de la demande] Madame / Monsieur, Nous vous remercions de la demande d'accès au ou aux [décrire le ou les documents demandés] que vous avez présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) et que nous avons reçue le [inscrire la date]. La divulgation de ce ou ces documents peut toucher les intérêts d'une tierce partie. Cette tierce partie aura l'occasion de faire des observations concernant la divulgation de ce ou ces documents. La décision relative à la divulgation ou à la non-divulgation du ou des documents sera prise aux termes de l'article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP et rendue au plus tard le [inscrire la date].Vous trouverez ci-joint, à titre d'information, un exemplaire de l'article 28 de la LAIPVP / article 21 de la LAIMPVP [facultatif]. Nous vous invitons à communiquer avec [nom, titre et numéro de téléphone de la personne responsable] si vous avez des questions. Prière de mentionner votre numéro de dossier (voir plus haut) dans toute correspondance ultérieure. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature de la personne responsable ou du délégué] [Date] Numéro de dossier[#] [Nom et adresse de la personne concernée] Madame / Monsieur, Nous avons reçu et étudié vos observations relativement à la divulgation de [donner les précisions utiles sur le ou les documents]. Nous avons décidé d'accorder accès [ou accès partiel] au ou aux documents pour les raisons suivantes [donner les raisons] : L'article 28 de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / article 21 de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) stipule que vous pouvez demander l'examen de cette décision par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont les suivantes : [inscrire l'adresse du commissaire] Voir aussi la section Renseignements supplémentaires #11. Vous avez jusqu'au [inscrire la date] pour présenter
une demande d'examen, sinon le ou les documents seront divulgués à l'auteur
de la demande. Nous vous invitons à communiquer avec [nom, titre et numéro de téléphone de la personne responsable] si vous avez des questions. Prière de mentionner votre numéro de dossier (voir plus haut) dans toute correspondance ultérieure. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature de la personne responsable ou du délégué] #9 Avis à l'auteur de la demande concernant une décision en matière d'accès à des documents [Date] Numéro de dossier[#]
Madame / Monsieur, À la suite de la demande d'accès au ou aux [décrire le ou les documents demandés] que vous avez présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), Option : Demande d'accès accueillie nous avons le plaisir de vous informer que nous vous autorisons à avoir accès à / aux [inscrire les précisions utiles]. Option : Droit d'auteur nous tenons à vous signaler que vous devez respecter tout droit d'auteur qui s'applique aux documents que vous recevez aux termes de la Loi. Option : Inexistence des documents nous ne pouvons donner suite à votre demande d'accès aux [inscrire les précisions utiles relativement aux documents inexistants], étant donné que ces documents n'existent pas. Option : Demande d'accès refusée nous avons rejeté votre demande d'accès aux [inscrire les précisions utiles relativement aux documents retenus] que vous avez présentée aux termes de [inscrire le numéro de l'article ou des articles pertinents] de la Loi. Ces dispositions s'appliquent aux documents pour les raisons suivantes [inscrire les raisons] : Option : Refus de confirmer l'existence d'un document nous ne pouvons, aux termes du paragraphe [12 (5) / 14 (5)] OU [14 (3) / 8 (3)], confirmer ou nier l'existence du ou des documents. Option : Résumé des catégories de documents en raison de la complexité de votre demande, nous avons résumé les catégories de documents afin de pouvoir brosser un tableau de la décision prise en matière d'accès aux documents demandés. Vous pouvez demander l'examen de cette décision par le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont les suivantes : [inscrire l'adresse du commissaire] Voir aussi la section Renseignements supplémentaires #11.
Vous trouverez ci-joint, à titre d'information, un exemplaire de l'article [inscrire le numéro de l'article pertinent] de la Loi [facultatif]. Nous vous invitons à communiquer avec [nom, titre et numéro de téléphone de la personne responsable] si vous avez des questions. Prière de mentionner votre numéro de dossier (voir plus haut) dans toute correspondance ultérieure. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués. [signature de la personne responsable ou du délégué] REMARQUE : En cas d'accès partiel, l'institution peut : préciser les droits d'accès aux documents, le cas échéant; donner à l'auteur de la demande la possibilité de consulter les documents; préciser que le particulier qui a accès aux renseignements personnels qui le concernent devra présenter une pièce d'identité. #10 Avis à l'auteur de la demande - Rectification de renseignements personnels [Date] Numéro de dossier[#] [Nom et adresse de l'auteur de la demande] Madame / Monsieur, Nous avons reçu le [inscrire la date] la demande de rectification de renseignements personnels que vous avez présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée. La rectification demandée a été apportée et vous trouverez en annexe une copie du document rectifié. Vous pouvez demander que cette rectification soit envoyée à toutes les personnes à qui les renseignements ont été divulgués au cours des 12 derniers mois. OU
Nous n'avons pas rectifié les renseignements personnels. Nous
avons tenu compte des trois facteurs suivants pour prendre notre décision :
1) le caractère personnel et privé des renseignements;
2) le caractère inexact, incomplet ou ambigu des renseignements;
3) le fait que la rectification demandée constituerait une substitution
d'opinion ET/OU [inscrire la raison pour laquelle
la demande a été rejetée][facultatif]. Vous avez le droit de demander qu'une déclaration de désaccord soit annexée au document et envoyée à toute personne à qui le document a été divulgué au cours des 12 derniers mois. Vous pouvez interjeter appel de cette décision au commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, dont les coordonnées sont les suivantes : [inscrire l'adresse du commissaire] Voir aussi la section Renseignements supplémentaires #11. Nous vous rappelons que vous disposez de 30 jours à partir de la réception de la présente lettre pour demander cet examen. Veuillez agréer, Madame / Monsieur, l'expression de mes sentiments distingués.
[signature de la personne responsable ou du délégué] REMARQUE : L'institution peut annexer à cet avis la liste des personnes auxquelles les renseignements personnels ont été divulgués au cours des 12 derniers mois (cette liste n'inclut pas les personnes dont le nom figure dans l'index de la banque de renseignements personnels). #11 Renseignements supplémentaires si des appels sont probables Si vous décidez d'interjeter appel de la décision devant le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée, vous devez lui fournir les renseignements suivants : 1) le numéro de dossier attribué à votre demande; 2) une copie du présent avis de décision; 3) une copie de la demande originale que vous avez envoyée à l'institution. Vous devez aussi joindre les droits appropriés. Ces droits varient en fonction de la nature de la demande portée en appel et s'établissent comme suit : a) 25 $, si la personne qui interjette appel a présenté une demande d'accès à un document général aux termes du paragraphe 24 (1) de la LAIPVP / paragraphe 17 (1) de la LAIMPVP; b) 10 $, si la personne qui interjette appel a présenté une demande d'accès à des renseignements personnels aux termes du paragraphe 48 (1) de la LAIPVP / paragraphe 37 (1) de la LAIMPVP; c) 10 $, si la personne qui interjette appel a présenté une demande de rectification des renseignements personnels aux termes du paragraphe 47 (2) de la LAIPVP / paragraphe 36 (2) de la LAIMPVP. Si la personne qui interjette appel est une tierce partie qui a reçu avis d'une demande aux termes du paragraphe 28 (1) de la LAIPVP / paragraphe 21 (1) de la LAIMPVP de la Loi, elle n'est pas tenue d'acquitter des droits pour interjeter appel de la décision de la personne responsable devant le commissaire. NOTE DE SERVICE : (Nom de la personne et du secteur de programme) NOTRE RÉFÉRENCE : Dossier [#] OBJET : Demande d'accès à des renseignements La demande ci-jointe a été présentée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée / Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée et concerne des documents qui, selon nous, se trouvent sous la garde de votre [secteur/bureau]. Nous vous prions d'examiner cette demande et de chercher les documents visés. Vous devez nous faire parvenir votre réponse au plus tard le [date]. Vous devrez y annexer : 1. des copies des documents (s'ils sont trop volumineux, communiquez avec nous); 2. une indication du nombre de photocopies faites pour donner suite à la demande ainsi que le nombre total d'heures-personnes consacrées à la recherche des documents demandés; 3. votre recommandation écrite relativement à la divulgation. Si ces documents ne se trouvent pas sous la garde de votre secteur ou bureau, veuillez nous en aviser en indiquant la mention «sans objet». Vous pouvez être tenu(e), à une date ultérieure, de faire un affidavit relativement à toute réponse «sans objet». Par conséquent, consignez la date et l'heure des recherches et les endroits où elles ont été effectuées. Après réception de votre réponse, nous allons étudier vos commentaires et les documents visés et, s'il y a lieu, consulter notre conseiller juridique avant de préparer l'avis qui doit être envoyé à l'auteur de la demande. La personne responsable examinera la décision d'appliquer une
exception avant toute communication avec l'auteur de la demande. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec nous, au : [no de téléphone]. [signature du coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée] p.j. c.c. [toute personne appropriée] |
|
|
|